Contrôleur.euse de Gestion Opérationnel.le (CDD)

Asmae est une association loi 1901 indépendante et laïque reconnue d’utilité publique. Elle a été créée en 1980 par sœur Emmanuelle pour apporter protection et éducation aux enfants les plus vulnérables dans le monde. Présente dans 6 pays : Égypte, Liban, Philippines, Madagascar, Burkina Faso et France, Asmae y soutient les acteurs locaux tout en agissant également à l’échelle institutionnelle.

Les équipes d’Asmae – Association Sœur Emmanuelle, en France et à l’international, poursuivent son action dans le respect des valeurs et des méthodes héritées de sa fondatrice : écoute et proximité, pragmatisme, prise en compte des différences, professionnalisme et réciprocité.

Asmae offre à celles.ceux qui la rejoignent une expérience dense et enrichissante. Oeuvrer pour le développement des enfants et des jeunes, donner du sens à son travail, équilibrer sa vie professionnelle et sa vie privée… : en nous rejoignant, vous partagerez notre engagement et notre éthique et développerez vos compétences.

A partir d’une expérience similaire et/ou d’une expérience terrain à un poste finance, vous souhaitez travailler au siège d’une association tout en gardant beaucoup d’interactions avec le terrain. Vous maitrisez Excel et l’anglais, vous êtes rigoureux-se, agile et autonome, vous saurez relever le défi de ce poste à pourvoir dans le cadre d’un remplacement maternité (CDD 7 mois).

MISSION

Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable Administratif et Financier, vous êtes l’interlocuteur privilégié de la Direction du Pôle Action Internationale et votre mission consiste à participer au pilotage financier des programmes développés par l’Association dans ses pays d’intervention : Burkina Faso, Egypte, Liban, Madagascar, Philippines.

Votre mission principale consiste à contribuer à la mise en œuvre de la stratégie et à la qualité des programmes de l’association par l’apport d’une expertise administrative et financière solide.

Activités principales :

Vous réalisez le contrôle de gestion des programmes terrain et des budgets des missions (35%) :

• Définir et suivre les indicateurs financiers clés des projets et activités terrain ;
• Piloter et animer la construction du budget annuel et la révision budgétaire à mi-année des missions avec les RAF ;
• Contrôler le suivi budgétaire mensuel des projets, à partir des données comptables validées par le pôle administratif et financier, et piloter l’analyse en lien avec les équipes projet ;
• Contrôler l’éligibilité des dépenses des programmes faites sur le terrain, en s’appuyant sur les processus de contrôle nécessaires ;
• Valider et optimiser les affectations analytiques mensuelles ;
• Faire les demandes de changement d’affectation analytique ;
• Piloter les changements financiers, les risques de couverture de projet, et tout ce qui peut avoir un impact budgétaire terrain en lien avec les politiques ressources humaines (ex. revue salariale annuelle) ;
• Effectuer la consolidation budgétaire des budgets terrain ;
• Définir à la création et l’amélioration d’outils et de procédures pour la partie terrain ;
• Renforcer le contrôle de gestion des terrains en évaluant le dispositif en place et en formulant puis en mettant en œuvre des recommandations opérationnelles.

Vous assurez la gestion administrative et financière des programmes durant tout le cycle de projet, du montage financier jusqu’à la clôture définitive, dans le respect des réglementations bailleur (30%) :

• Collaborer à la formalisation et au dépôt des demandes de subvention ;
• Contribuer à l’élaboration d’un plan de financement pour chacun des projets ;
• Identifier et suivre l’évolution du risque de financement des projets (cofinancement nécessaire) ;
• S’assurer du respect des procédures internes et des règlementations bailleurs dans la gestion des contrats de financement ;
• Contrôler et valider les rapports financiers avant la soumission aux bailleurs ;
• Assurer la gestion administrative des contrats de financement ;
• Contribuer activement à la préparation et à l’animation des comités de pilotage des projets financés par des bailleurs institutionnels ;
• Suivre le calendrier des échéances de versement et faire les actions de relance appropriées ;
• Coordonner la préparation des audits et valider les réponses formulées lors des audits ;
• Planifier et suivre les recommandations bailleurs et audits en lien avec le pôle administratif et financier.

Vous gérez et accompagnez les équipes opérationnelles dans l’élaboration et le pilotage administratif et financier de leurs projets. Vous êtes la personne référente sur les normes, réglementations et mécanismes des bailleurs publics et privés (15%) :

• Assurer une veille et alerter sur l’évolution des procédures, réglementations et formats des bailleurs et produire/mettre à jour des fiches bailleurs ;
• Contrôler la bonne application des règlementations bailleurs par les équipes ;
• Représenter Asmae dans les groupes de travail inter-ONG et les réunions avec des bailleurs publics ;
• Capitaliser, formaliser les enseignements des expériences passées et les bonnes pratiques en matière de gestion financière et budgétaire pour le montage et la gestion des futurs projets cofinancés ;
• Gérer la conformité aux exigences des bailleurs en lien avec la lutte contre la corruption et le terrorisme, notamment la gestion du logiciel de criblage.

Vous supervisez la gestion de la trésorerie et réalisez les contrôles comptables analytiques (15%) :

• S’assurer que les flux de trésorerie terrain sont en conformité avec les procédures Asmae et s’assurer qu’elles sont en lien avec un plan d’activités ;
• S’assurer que les procédures de gestion des liquidités (caisses, responsabilités, flux) sont en place et intègrent les risques recensés ;
• Participer aux arrêtés semestriels et clôture annuelle en validant la partie analytique ;
• Déterminer les fonds dédiés des projets liés aux conventions et contrats de financement.

Vous êtes le.la référent.e opérationnel.le des équipes terrain finance (5%) :

• Assurer des missions d’appui finances lors des déplacements dans les pays si besoin ;
• Participer à l’organisation de workshops finances terrain ;
• Assurer la formation, le suivi et la coordination nécessaires lors des plans d’intégration.

Formation / Expérience :

De formation Bac+3 à +5, vous disposez d’une expérience réussie d’au moins 5 ans dont 2 dans une ONG de solidarité internationale sur une fonction similaire et avez notamment pu développer des compétences en montage de demandes de subvention adressées à des bailleurs publics (AFD, Union européenne, USAID, collectivités locales, agences onusiennes, etc.) et gestion administrative et financière de projets financés par des bailleurs institutionnels. Une expérience significative sur le terrain est également requise.

Compétences professionnelles :

• Bonne connaissance des procédures et règlementations bailleurs français et européens
• Gestion, analyse et suivi budgétaires, financiers et en contrôle de gestion
• Niveau opérationnel sur Microsoft Office (Excel : niveau avancé)
• Connaissance des outils budgétaires et comptables fortement appréciée (SAGA)
• Maîtrise du français et de l’anglais à l’écrit et à l’oral comme langues de travail
• Pédagogie, écoute et diplomatie
• Bonne compréhension des différences interculturelles
• Capacité à prendre du recul et à être force de proposition
• Sens du travail en équipe
• Polyvalence et capacité à gérer de front plusieurs dossiers
• Bonne organisation et résistance au stress
• Rigueur et autonomie