Action Contre la Faim France
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Terms of Reference – Emergency Deployment Kit
Duration of the project: 2022 – 2025
Duration of the consultancy 14/11/2022 – 16/12/2022
Place(s) of work : ACF HQ and Remotly
Collaboration: All departments & Field
- BACKGROUND
Emergency response is at the heart of ACF operations. In a changing and increasingly complex environment, there is need to continue to adapt and provide humanitarian assistance as close as possible to population in need. To maintain its commitment, ACF has set up an Emergency Preparedness and Response Unit (ERRU), which aims to strengthen the team’s capacity to ensure they remain efficient and agile in regards to responding to emergencies.
ACF has a wide variety of technical tools and guidelines needed to implement activities in all the sectors related to its expertise. As part of improving our approach, it is essential to provide comprehensive and accessible sector specialist toolboxes/ minimum standards to the responder to enable the implementation of a quality response.
Dealing with an emergency is time consuming and potentially stressful and frustrating (given the complexity of institutional framework in most operational settings). Following up on all necessary steps requires diverse expertise, experience and skills, which the emergency team might only partially have. Therefore, the ERRU recognizes that a handbook aiming to support emergency responders in an exploratory mission and in the first stages of an emergency (the first 3 months), through some practical recommendations and links to the existing emergency toolboxes or to some other departments’ toolboxes (kit log…) is very necessary.
- OBJECTIVE OF THE PROJECT
With the current configuration of the ACF structure, the rapid mobilization and availability of human resources to respond to on-going emergencies remains limited, not to mention the high staff turnover. This is why it is necessary to provide emergency responders with a well-defined framework to guide them in their decision-making. The ERRU proposes to develop an Emergency Deployment Kit, which would comprise guidance’s, knowledge of ACF protocols, Standard Operating Procedures and links to all the tools gathered into the toolbox. As it might be a long process and request the commitment of the high-level decision makers, the ERRU decided to organiser the work in several phases.
The present consultancy only consider the PHASE 1
Phase 1 (2022 – 2023): Collection of datas and structuration of the Kit
This phase will be dedicated to gathering the emergency knowledge (SOP, Protocols) and the suggestion of technical structure of the Emergency-deployment kit.
That period will be the opportunity to analyse what others organisations do and suggest clear reading of the emergency steps from the watching systems and alert to the hand-over to the Regional Pool.
Phase 2 (2023 – 2024): Consolidation of Emergency Deployment kit and validation of process
This phase will be dedicated to the creation of the Emergency -Deployment kit, including validation of process by high level decisions makers within the organisation. That phase could be divided in sub steps.
Phase 3 (2024) : Creation of training to use the kit and guidance
In this phase, the aim is to develop training for emergency responders that is sufficiently in-depth for them to have all the knowledge they need about emergency management. Educational capsules such as videos will allow extending the audience to the understanding of emergencies for all ACF employees.
Phase 4 (2025): Dissemination
This phase will be dedicated to the training of the emergency manual in all ACF Country Offices. This first year of testing in each office will allow adjustments to be made for a finalized version by the end of 2025.
- EXPECTED DELIVERABLES (for the present consultancy )
- Analysis report of interviews and global research (5 pages)
- Suggestion of a structure for the Responder Guidance Manuel
- Action plan for all phases and sizing of the work
- AGENDA
Date
Week 1
Collate internal information on ACF and first analysis
Week 2 & 3
Interviews of key Emergency Responders (ERRU, Rosters, Pools and field members)
Week 4 Consolidation of framework for Emergency workbook
Presentation of the ERRU Team
- PROVIDED BY THE CONSULTANT
- The consultant will be independent on their own use of information technology tools.
- Extensive experience in humanitarian sectors particularly difficult contexts.
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Termes de référence – Kit de déploiement de l’urgentiste
Durée du projet : 2022 – 2025
Durée de la consultance 14/11/2022 – 16/12/2022
**Lieu(x) de travail :**ACF HQ et Remotly
**Collaboration :**Tous les départements et le terrain
- CONTEXTE
La réponse d’urgence est au cœur des opérations d’ACF. Dans un environnement changeant et de plus en plus complexe, il est nécessaire de continuer à s’adapter et à fournir une assistance humanitaire aussi proche que possible des populations dans le besoin. Pour maintenir son engagement, ACF a mis en place une Unité de préparation et de réponse aux urgences (ERRU), qui vise à renforcer les capacités de l’équipe afin de s’assurer qu’elle reste efficace et adaptable en matière de réponse aux urgences.
ACF dispose d’une grande variété d’outils techniques et de directives nécessaires à la mise en œuvre d’activités dans tous les secteurs liés à son expertise. Dans le cadre de l’amélioration de son approche, il est essentiel de fournir aux équipes des boîtes à outils/standards minimums complets et accessibles pour les urgentistes afin de permettre la mise en œuvre d’une réponse de qualité.
La gestion d’une urgence prend du temps et peut être source de stress et de frustration (étant donné la complexité du cadre institutionnel dans la plupart des contextes opérationnels). Le suivi de toutes les étapes nécessaires exige une expertise, une expérience et des compétences diverses, que l’équipe d’urgence peut ne posséder que partiellement. Par conséquent, l’ERRU reconnaît qu’un manuel visant à soutenir les intervenants d’urgence dans une mission exploratoire et dans les premières étapes d’une urgence (les 3 premiers mois), par le biais de quelques recommandations pratiques et de liens vers les boîtes à outils d’urgence existantes ou vers les boîtes à outils d’autres départements (kit log…) est nécessaire.
- L’OBJECTIF DU PROJET
Avec la configuration actuelle de la structure de l’ACF, la mobilisation rapide et la disponibilité des ressources humaines pour répondre aux urgences en cours restent limitées, sans parler de la rotation élevée du personnel. C’est pourquoi il est nécessaire de fournir aux intervenants d’urgence un cadre bien défini pour les guider dans leur prise de décision. L’ERRU propose de développer un kit de déploiement d’urgence, qui comprendrait des conseils, la connaissance des protocoles ACF, des procédures opérationnelles standard et des liens vers tous les outils rassemblés dans la boîte à outils. Comme il s’agit d’un processus de longue haleine qui nécessite l’engagement des décideurs de haut niveau, l’ERRU a décidé d’organiser le travail en plusieurs phases.
La présente consultation ne concerne que la PHASE 1.
Phase 1 (2022 – 2023) : Collecte des données et structuration du kit.
Cette phase sera consacrée à la collecte des connaissances en matière d’urgence (SOP, Protocoles) et à la suggestion de la structure technique du kit de déploiement d’urgence.
Cette période sera l’occasion d’analyser ce que font les autres organisations et de suggérer une lecture claire des étapes d’urgence depuis les systèmes de veille et d’alerte jusqu’au transfert au pool régional.
Phase 2 (2023 – 2024) : Consolidation du kit de déploiement d’urgence et validation du processus.
Cette phase sera consacrée à la création du kit de déploiement d’urgence, y compris la validation du processus par les décideurs de haut niveau au sein de l’organisation. Cette phase pourrait être divisée en sous-étapes.
Phase 3 (2024) : Création d’une formation à l’utilisation du kit et d’un accompagnement
Dans cette phase, l’objectif est de développer une formation pour les intervenants d’urgence qui soit suffisamment approfondie pour qu’ils aient toutes les connaissances nécessaires sur la gestion des urgences. Des capsules pédagogiques telles que des vidéos permettront d’étendre l’audience à la compréhension des urgences pour tous les employés d’ACF.
Phase 4 (2025) : Diffusion
Cette phase sera consacrée à la formation du manuel d’urgence dans tous les bureaux pays d’ACF. Cette première année de test dans chaque bureau permettra d’apporter des ajustements pour une version finalisée à la fin de l’année 2025.
- LIVRAISONS ATTENDUES (pour le présent cabinet de conseil)
- Rapport d’analyse des entretiens et de la recherche globale (5 pages)
- Suggestion d’une structure pour le Manuel de déploiement des urgentistes
- Plan d’action pour toutes les phases et le dimensionnement de la charge de travail
- AGENDA
Agenda
Semaine 1
Rassembler les informations internes sur l’ACF et première analyse
Semaine 2
Interviews des principaux intervenants d’urgence (ERRU, Rosters, Pools et membres sur le terrain)
Semaines 3 & 4
Consolidation du cadre pour le cahier d’urgence
Présentation à l’équipe ERRU
- FOURNI PAR LE CONSULTANT
- Le consultant sera indépendant quant à son utilisation des outils informatiques.
- Grande expérience dans les secteurs humanitaires, en particulier dans les contextes difficiles.
How to apply
All applications should be sent to Virginie Brision at [email protected] with a copy to Esther Umulisa [email protected] by 14 novembre 2022
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Toutes les candidatures doivent être envoyées à Virginie Brision à [email protected] avec une copie à Esther Umulisa [email protected] avant le 14 novembre 2022.