APPEL D’OFFRE_ Assurance santé collective, Bureau et maison

International Bureau for Children's Rights

1. Objet

Le Bureau souhaite recevoir des soumissions pour l’assurance santé pour son effectif dans son Bureau satellite basé en RDC sur la base d’une potentielle entente annuelle, ainsi que pour une assurance pour son bureau situé à Kinshasa et que pour une assurance pour une maison individuelle.

1.1. Le Bureau International des droits des enfants Le Bureau international des droits des enfants (l’IBCR ou le Bureau) agit pour les droits de l’enfant depuis plus de 25 ans dans plus d’une vingtaine de pays d’Afrique, des Amériques, d’Asie et du Moyen-Orient. Par une approche participative et durable, nous œuvrons avec nos partenaires sur le terrain, à la promotion et à la protection des droits de l’enfant, qu’il soit en contact avec le système de justice ou confronté à une situation de crise humanitaire, causée par un conflit armé ou un désastre naturel. Nous veillons également à prévenir toute forme d’exploitation, de violence, d’abus et de négligence envers les enfants, notamment à des fins sexuelles. L’écoute, la participation et la protection de l’enfant sont au cœur de toutes nos actions.

Le Bureau est basé à Montréal et intervient dans plus de 15 pays sur trois continents, depuis plus de 25 ans. Quatre bureaux satellites sont également installés dans le cadre de nos activités au Burkina Faso, au Sénégal, en RDC et au Honduras.

Nos principes fondamentaux :

1. La prise en compte de l’intérêt supérieur de l’enfant 2. La non-discrimination 3. Le droit à la vie, à la survie et au développement 4. Le respect de l’opinion de l’enfant et de son droit à la participation

Plus d’informations sur l’organisation : http://www.ibcr.org/fr/

1.2. Les chiffres clés Le Bureau en République Démocratique du Congo (RDC) est constitué d’une équipe de 7 employés locaux et les membres de leur famille soit 30 personnes, avec 13 adultes et 17 enfants qui sont basés tous à Kinshasa, Lubumbashi & Goma, République Démocratique du Congo (RDC) pour une durée de 1 ans soit de novembre 2022 à novembre 2023 inclus.

1.3. Détails de la prestation attendue pour l’assurance santé (LOT 1)

Dans le cadre de ce projet, l’IBCR souhaite recevoir des soumissions de professionnels pour l’assurance santé de son équipe en République Démocratique du Congo (RDC). Le Bureau souhaite que la firme fournisse un service selon les critères suivants :

Détails de la prise en charge:

Détails de la prise en charge & Modalités de prise en charge:

  • Hospitalisation: Obligatoire entre minimum 90% et idéalement et idéalement 100%
  • Chirurgie ambulatoire, examen de radiologie diagnostique et tests de laboratoire: Obligatoire entre minimum 90% et idéalement 100%
  • Transport local en ambulance: Obligatoire entre minimum 90% et idéalement 100%
  • Médicaments d’ordonnance: Obligatoire entre minimum 90% et idéalement 100%
  • Personnes à charge (enfants ou conjoints): Obligatoire, admissibles au même taux de couverture que la personne assurée
  • Soins dispensés par des praticiens paramédicaux: Non obligatoire
  • Maternité/pouponnière: Obligatoire entre minimum 90% et idéalement 100%
  • Frais de médecine courante/bilan annuel: Non obligatoire
  • Soins dentaires d’urgence: Obligatoire après déduction de la franchise
  • Invalidité: Non obligatoire
  • Soins ophtalmologiques et dentaires: Obligatoire entre minimum 90% et idéalement 100%

De plus, est attendu du prestataire de fournir dans le contenu de son dossier de soumission, les détails relatifs :

– À la liste de prestataires détaillés des pharmacies, cliniques, opticiens, laboratoires, centre de laboratoire, par région de la RDC

– Aux exclusions et limite de prise en charge (âge, préconditions etc.) –

Méthodes et délai de remboursement;

– Possibilité de prise en charge (avance financière) des soins au niveau des prestataires sans paiement par les assuré.es

1.4. Détails de la prestation attendue pour l’assurance Bureau multirisque et l’assurance maison individuelle (LOT 2)

Dans le cadre de ce projet, l’IBCR souhaite recevoir des soumissions de professionnels pour l’assurance bureau de son équipe en République Démocratique du Congo (RDC). Le Bureau souhaite que la firme fournisse un service d’assurance pour :

• La responsabilité civile,

• Les incendies (dommages physiques et matériels) • Les sinistres environnementaux (dommage physique et matériels).

• Les vols et dommage du matériel du bureau incluant le matériel informatique

Le montant des biens à assurer pour l’assurance multirisque Bureau est d’environ : 30000 USD Le montant des biens à assurer pour l’assurance maison individuelle: 15 000 USD

How to apply

2. Réception des soumissions :

2.1 Date limite : La date limite pour poser les questions est le 30 octobre 2022 par mail à l’adresse : [email protected] La visite du lieu est autorisée du 31 octobre au 1 novembre 2022 de 10h00 à 15h00. La date limite pour la réception des soumissions est le 17 novembre 2022 à 17h00 (heure de Kinshasa)

2.2 Soumissions présentées en retard : Les soumissions reçues par le Bureau après la date et l’heure fixées pour la clôture de l’appel d’offres ne seront pas étudiées.

2.3 Modalités : Les soumissions concernant le présent appel d’offres doivent être présentées en format PDF à André BOKAMA, à l’adresse courriel suivante : [email protected] Aucun renseignement ne sera donné par téléphone. Pour toutes demandes d’éclaircissements, veuillez-vous adresser par courriel à l’adresse susmentionnée.

3. Clauses générales de soumission :

3.1 Processus : Après la date limite de présentation des soumissions, le Bureau examinera toutes les soumissions reçues. Si un fournisseur de services est choisi, ce dernier pourrait être invité à signer un contrat de prestations annuel avec le Bureau.

3.2 Frais de soumission : Le soumissionnaire n’a droit à aucun dédommagement pour les frais encourus pour la préparation de sa soumission.

3.3 Taxes de vente : Le prix proposé pour les services (prix de la soumission) doit être libellé en (USD) toutes taxes comprises. Les taxes doivent être clairement indiquées.

3.4 Langue de soumission et langues de travail : Les soumissions seront présentées en français.

3.5 Durée de la soumission : Les soumissions présentées sont considérées valides pour une période de 30 jours suite à la date de réception au Bureau.

3.6 Acceptation des soumissions

Le Bureau pourra accepter l’une des soumissions présentées ou pourra rejeter la totalité des soumissions, sans avoir l’obligation d’informer le soumissionnaire des raisons de sa décision. Le Bureau se garde la possibilité d’ajouter des étapes éliminatoires au processus dans le cas où deux soumissions seraient équivalentes. Les soumissionnaires n’ayant pas été retenus seront avisés de la décision par courriel.

4. Qualifications requises des soumissionnaires : Le Bureau souhaite recourir aux services d’un fournisseur pour le service d’assurance santé, offrant un service à la clientèle, des délais de traitement ainsi que des tarifs compétitifs en son ensemble par rapport aux autres fournisseurs, afin de potentiellement établir un contrat annuel.

5. Évaluation des soumissions : Les critères suivants serviront à évaluer la qualité des offres présentées par les soumissionnaires : service à la clientèle, délai de traitement des dossier et tarifs.

5.1 Enregistrement en République Démocratique du Congo (RDC) Le Bureau a besoin que la firme soit enregistrée fiscalement dans le registre des entreprises de la République Démocratique du Congo. La firme devra fournir son numéro d’identification nationale ou numéro d’impôt ainsi que son quitus fiscal.

5.2 Qualité des prestations (lettre de recommandations) Le Bureau souhaite recourir à une firme qui fournit des prestations de qualité. À cet effet, le soumissionnaire devra donc fournir une liste de trois (3) lettres de recommandations d’autres clients.

5.3 Offre financière détaillée Le Bureau souhaite recevoir une offre financière détaillée (incluant les taxes) pour les couts de cette prestation en intégrant toutes les clauses d’exclusion et limites de prise en charge.

5.4 Service à la clientèle Le Bureau souhaite retenir l’offre d’un soumissionnaire dont le service à la clientèle est accessible facilement et rapidement. Le soumissionnaire devra démontrer en quoi le service à la clientèle de l’entreprise atteint concrètement cet objectif.

5.5 Tarifs et modalités de paiements Le Bureau souhaite retenir les services d’un fournisseur dont les tarifs sont compétitifs dans son secteur d’activité et force de proposition dans les différentes options tarifaires et de couvertures, les plus adéquates pour le Bureau. Le Bureau s’attend à des services de facturation et de paiement adéquats à sa structure, soit, des facturations mensuelles et/ou trimestrielles, et des modalités de paiement par chèque et virements bancaires.

5.6 Montant de la franchise Le Bureau souhaite connaitre le montant de la franchise.

CRITÈRES SPÉCIFIQUES AU LOT 1 :

5.7. Documentation technique incluant la liste de prestataires pharmaceutiques et médicaux Le Bureau souhaite que le soumissionnaire fournisse tous les documents techniques permettant d’apprécier les caractéristiques des prestations proposées incluant notamment la liste de prestataires pharmaceutiques et médicaux.

5.8 Avance des frais de prise en charge de santé Le Bureau souhaite que le soumissionnaire indique dans sa soumission comment se fait l’avance des frais de prise en charge de santé.

5.9 Délais et modalités de remboursement/ d’indemnisation Le Bureau souhaite connaitre les délais et modalités de remboursement/ d’indemnisation des frais de santé envers les personnes assurées.

CRITÈRES SPÉCIFIQUES AUX LOTS 2:

5.10 Documentation technique pour les assurances Bureau et de maison individuelle incluant notamment la liste des dommages, sinistres, risques couverts et remboursés Le Bureau souhaite que le soumissionnaire fournisse tous les documents techniques permettant d’apprécier les caractéristiques des prestations proposées incluant la liste des dommages, sinistres remboursés.

5.11 Délais et modalités de remboursement/ d’indemnisation Le Bureau souhaite connaitre les délais et modalités de remboursement/ d’indemnisation en cas de dommages physiques ou matériels, d’incendies, de sinistres environnementaux, de vols.

6. Entente pouvant résulter d’une acceptation d’une offre par le Bureau :

6.1 Entente annuelle :

Le soumissionnaire comprend et convient que, sur acceptation de l’offre par le Bureau, une entente ayant force obligatoire pourrait être conclue entre le Bureau et le soumissionnaire, dans laquelle devront notamment figurer les clauses suivantes :

1 – Résiliation Le Bureau peut résilier l’entente en tout temps. Dans le cas d’une telle résiliation, le Bureau verse au fournisseur et le fournisseur accepte à titre de règlement complet, un montant pour les services rendus de façon satisfaisante.

2 – Cession

a. Le fournisseur ne peut, ni en partie ni en totalité, céder l’entente sans le consentement préalable du Bureau. Après réception d’une demande du fournisseur à cette fin, le Bureau informe dans les meilleurs délais le fournisseur de sa décision.

b. La cession des présentes sans le consentement précité ne libère le fournisseur d’aucune des obligations que lui impose l’entente et n’impose aucune responsabilité au Bureau.

6.2 Engagement du Bureau : Le soumissionnaire comprend et convient que, sur acceptation de l’offre par le Bureau et conclusion d’une entente sur base annuelle, le Bureau ne s’engage pas à se procurer auprès du fournisseur un nombre prédéterminé d’articles ou de services, et que l’exclusivité avec le fournisseur n’est maintenue que sous réserve que celui-ci assure un service satisfaisant.

6.3 Politique générale du Bureau : Le soumissionnaire comprend et convient que, sur acceptation de l’offre par le Bureau, il s’engage à respecter les valeurs et principes du Bureau, particulièrement eu égard à sa mission.

6.4 Destruction des données : Il est de la responsabilité du fournisseur de services de s’assurer de la sécurité des données fournies par le Bureau dans le cadre du présent contrat et de l’accès restreint à ces données. De plus, au terme du contrat d’entretien ou à la résiliation de celui-ci, il est essentiel que l’ensemble des données transmises au fournisseur de services soient totalement détruites

Le Bureau International des droits des enfants vous remercie par avance de votre soumission et de votre intérêt de collaboration!