Asistente Administrativo/a medio tiempo

Protection International

Título del puesto: Asistente Administrativo/a medio tiempo

Ubicación: Tegucigalpa, Honduras

Duración: 7 meses

Fecha de inicio: En cuanto antes

Responsable Directo: Directora Administrativa Regional

Sobre Protection International MESO

Protection International Mesoamérica, es una organización no gubernamental especializada en la gestión de la seguridad y la protección de defensores y defensoras de derechos humanos (DDHs) y organizaciones comunitarias. Principalmente fortalece estrategias de protección y herramientas para gestionar la seguridad de DDH que se enfrentan a situaciones de riesgo y amenazas. Su enfoque de trabajo incluye la formación y acompañamiento a comunidades, la investigación y sistematización de experiencias en protección. Así también implementa iniciativas de cabildeo para aumentar la visibilidad de la situación de las personas defensoras de derechos humanos y promueve políticas nacionales e internacionales para su protección.

Objetivo general del puesto

Puesto de carácter administrativo, encargada de asistir y velar por el cumplimiento eficiente-eficaz de los procedimiento y políticas administrativas-financieras internas de la organización, por medio de la ejecución de labores administrativas, de apoyo logístico con base a la planificación de actividades necesarias para la rendición de cuentas.

Funciones y responsabilidades

Funciones

  • Gestionar las cotizaciones para compra de insumos, papelería y útiles, contrataciones de servicios para el desarrollo de eventos y necesidades de la organización.
  • Atender, monitorear y canalizar llamadas y correos institucionales.
  • Ordenar y controlar el archivo de documentos administrativos.
  • Arqueo de caja chica.
  • Recibir, clasificar y entregar la correspondencia.
  • Coordinar servicios de Courier y mensajería.
  • Apoyo en levantar las actas de reuniones administrativas cuando le correspondan.
  • Realizar solicitudes de fondos para pago, proveedores, compras varias, servicios y otros gastos administrativos que se generen en la organización.
  • Elaboración y control de tarjetas de responsabilidad para la asignación de activos, tales como: mobiliario, equipo de computo y otros.
  • Llevar copias de seguridad de forma bimensual de los archivos electrónicos de administración y finanzas en nextcloud, compartiendo la carpeta con Equipo de Administración.
  • Participar en reuniones administrativas, técnicas y logísticas conforme convocatorias.
  • Preparar las COPIAS y SCAN de los documentos físicos financieros-contables tales como: facturas, recibos de gastos, informes de actividades, planillas, cotizaciones, entre otros respaldos, de los reportes financieros conforme el formato de cada donante. (en conjunta coordinación con Asistente administrativa de PICI).
  • Realizar liquidaciones de gastos de administración tales como: agua potable, energía eléctrica, telefonía fija, móvil, internet, arrendamiento, teléfonos celulares, compras y servicios varios.
  • Efectuar la inhabilitación de facturas y/o recibos de gastos, conforme los informes financieros de cada donante.
  • Realizar informes financieros de gastos ejecutados en PI Honduras.
  • Realizar otras tareas de apoyo administrativo.

Responsabilidades

  • Cumplir todas las atribuciones inherentes al cargo.
  • Dar el uso y cuidado adecuado del mobiliario y equipo que le sea asignado.
  • Brindar el respeto entre compañeras-os de trabajo
  • Evitar actitudes discriminatorias, excluyentes y/o que denigren la dignidad de las personas.
  • Cumplir con el Plan de Seguridad de la Organización.
  • Cumplir con el principio de confidencialidad y la propiedad intelectual de Protection International Mesoamérica.

Requisitos del puesto

Educación

  • Secretaria bilingüe, comercial o carrera a fin, con estudios universitarios en administración.

Experiencia

  • Experiencia mínima de dos años en puesto similar en organizaciones sin fines de lucro (comprobable).
  • Experiencia en organizaciones non-gobernativas de derechos humanos, movimientos sociales.
  • Experiencia en administración de proyectos de la Cooperación Internacional.

Conocimientos y Habilidades

Conocimientos:

  • Conocimientos informáticos: paquete Microsoft Office, se valora el dominio del sistema operativo Linux y programas relacionados.
  • Conocimiento de las principales leyes tributarias, fiscales y laborales de Honduras.

Habilidades

  • Comunicación oral y escrita bien desarrolladas.
  • Excelente vocación de servicio.
  • Trabajo en equipo.
  • Habilidad numérica.
  • Planificación y organización.
  • Buenas relaciones humanas, honestidad, honradez, madurez, transparencia, lealtad e inteligencia emocional.
  • Conciencia y sensibilidad hacia el género y la diversidad.
  • Capacidad de trabajar en diversos contextos culturales de una manera culturalmente apropiada.

Idiomas

  • Dominio del español y el Inglés.

Qué ofrecemos

  • La posibilidad de adquirir experiencia y conocimientos de primera mano sobre las estrategias de apoyo a los defensores de los derechos humanos y a los movimientos de base a nivel mundial
  • Un entorno de trabajo abierto, amistoso y multicultural
  • Una forma de trabajar centrada en las personas y en la colaboración, tanto dentro de la unidad a la que pertenece el puesto como con otros equipos
  • Un gran respeto por la autonomía, espacio para la creatividad, la innovación y el aprendizaje
  • Un contrato de siete (7) meses
  • Un salario bruto anual de 3,689.00 EUR y seguros de salud/vida.

How to apply

Si cumple con los requisitos de aptitud mencionados y está interesado en solicitar este puesto, por favor:

  • Envíe su Hoja de Vida (sin fotografía) y su carta de presentación, en español a [email protected], mencionando en el asunto “Asistente Administrativo/a” antes del 24 de Mayo 2022.
  • Incluya su nombre en el nombre del archivo de sus documentos de solicitud, por ejemplo, Maria_Gonzalez _CV.doc.
  • Envíe los nombres y datos de contacto de tres referencias junto con su solicitud. No adjunte ningún certificado o referencia en esta fase del proceso de contratación.

Las solicitudes se revisarán de forma continua y el puesto permanecerá publicado hasta que se seleccione un candidato cualificado. Solo se contactará con los candidatos preseleccionados. Se hará una selección de las candidaturas de forma continua

Puede obtener más información sobre Protection International en www.protectioninternational.org.

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