ACTED
OBJETIVO DEL TRABAJO: El principal objetivo del (de la) Asistente es gestionar, realizar, tramitar, solucionar, resolver, facilitar, procurar proporcionar, administrar, guiar, suministrar y apoyar en todos los aspectos FLATS (Finanzas, Logística, Administración, Auditoria y Seguridad). Asegurando el correcto funcionamiento de la oficina ACTED, mientras lleva a cabo múltiples actividades administrativas,logísticas, recursos humanos , financieras, documentación y archivo, entre otras labores requeridas y complementariasa la naturaleza del cargo; las cuales serán ejecutadas bajo supervisión de Oficial – Gerente de recursos humanos, Gerente de finanzas, Jefe de Proyecto, del representante de país , coordinación de área, y director de País, teniendo en cuenta que las mismas se llevaran a cabo tanto frente a los colaboradores como frente a las autoridades, asumiendo a su vez los roles y funciones intrínsecos de cada área y actuandodentro de los límites de la autoridad delegada y de conformidad con los procedimientos y directrices de cada departamento.
OBJETIVOS • El(la) asistente asiste al Oficial, jefe de proyecto, representante de país, al coordinador de área y, en los departamentos de Logística, Finanzas, recursos humanos y administración, en la gestión de los procesos para la ejecución de las actividades del programa en el país. • Garantizará el cumplimiento de los procedimientos administrativos de ACTED y de los donantes en todas las operaciones administrativas, logísticas, financieras, y de HR. • Cumplir con los aspectos relacionados con los informes mensuales de finanzas, logística, y HR • Trabajar con los departamentos de soporte en Bogotá – Colombia para responder a las necesidades logísticas, financieras y administrativas de la base en Venezuela. ; • Cumplir y seguir los procedimientos financieros, logísticos, de seguridad y de administración de ACTED; • Mantener un flujo de comunicación continuó y transparente entre la base y la capital
DEBERES Y RESPONSABILIDADES Área de HR (Recursos Humanos) – Apoyar el establecimiento de buenas relaciones inter personales de trabajo en la base; – Apoyar la gestión de los recursos humanos de la base. – Desarrollar la cultura del control de la documentación del departamento de recursos humanos – Asegurarse del respecto de los requisitos laborales en vigor en la legislación nacional – Gestionar los reclutamientos de los empleados nacionales respectando los procesos ACTED – Controlar los archivos de Recursos Humanos – Soporte en relaciones laborales y administración del personal. – Comunicación interna. – Contribución de la administración y los recursos humanos basados en principios éticos, sociales, yresponsables – Gestionar el seguimiento administrativo de los documentos de los empleados (seguimiento de las vacaciones, de las ausencias, del pago de los cargos sociales, etc.) – Apoyar en el respecto de los procedimientos de ACTED (reglamento interior, Código de Conducta) y de la norma nacional (seguridad y salud en el trabajo); ✓ Gestión Administrativa y legal: – Apoyo administrativo y en recursos humanos. – Apoyar técnicamente el proceso de trámite de documentos de archivo. – Recibir, enviar, registrar, distribuir, archivar y mantener física y digitalmente los documentos de archivoen las unidades de conservación e instalación de acuerdo con los procedimientos. – Buscar y recuperar documentos de archivo requeridos por el usuario. – Apoyo logístico, organizar solicitud de compra y/o servicio de acuerdo a procedimientos. – Visitas a posibles proveedores. – Solicitud de cotizaciones. – Gestionar los contratos administrativos (oficinas, guest-house) y el seguimiento administrativo(renovación de contratos, relación con los puntos focales, etc.). – Controlar los archivos Administrativos Realizar cualquier otra actividad relacionada con el objetivo del contrato, así como todas aquellas demás funciones que por las características inherentes a su cargo y condiciones le sean asignadas. ✓ Apoyo a áreas Auditoria, Finanzas, archivo y escaneo – Gestión documental. – Apoyo principal en AUDITORIAS, punto focal de escaneo verificación, corrección de piezas y expedientes, hasta cerrar de manera satisfactoria los archivos para la organización como para la Auditoria. – Elaborar, tramitar y mantener seguimiento oportuno y efectivo de las actividades y procedimientos a desarrollar hasta el cierre satisfactorio. – Mantener comunicación oportuna y permanente con punto focal autorizado de la sede para auditorias. – Apoyar técnicamente el proceso de trámite de documentos de archivo. – Recibir, enviar, registrar, distribuir, archivar y mantener física y digitalmente los documentos de archivo en las unidades de conservación e instalación de acuerdo con los procedimientos. – Buscar y recuperar documentos de archivo requeridos por el usuario. – Apoyar técnicamente el proceso de transferencias documentales. – Gestión de la tesorería: – Hacer los pagos en efectivos; – Hacer el arqueo de caja de forma regular; – Manejar los archivos de la caja. – Realizar cualquier otra actividad relacionada con el objetivo del contrato relacionada con el departamento, así como todas aquellas demás funciones que por las características inherentes a su cargo y condiciones le sean asignadas Cualidades humanas • Amabilidad, aceptación y solidaridad • Empatía • Respeto Competencias: • Dinamismo • Trabajo en equipo • Responsabilidad • Compromiso Página 3 de 3 • Comunicación • Orientación a los resultados • Gestión de conocimientos • Transparencia. • Desempeño.
COMPROMISO: – Atender los procedimientos de ACTED, incluidos sus manuales, políticas, reglamento interno, código de conduta. -CUALIFICACIONES, CUALIDADES HUMANAS, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES TÉCNICAS REQUERIDAS. • Técnico, tecnólogo como administrador logístico, administrador de empresas, asistentes, contables, afines. • Experiencia en procesos logísticos, administrativos, financieros, etc. preferiblemente en organizaciones de cooperación internacional. • Dominio de Excel, Word y Outlook y plataformas informáticas. • Deseable Conocimiento básico en ingles
PERFIL PROFESIONAL/REQUISITOS • Educación técnica, tecnológica, recién egresado en administración logística, administración de empresas, contables, o carreras afines. • Mínimo un (1) año de experiencia en procesos administrativos, recursos humanos, finanzas. • Experiencia en gestión logística con organizaciones del sector social y humanitario será vista favorablemente; • Deseable conocimiento de proveedores logísticos, de transporte y hospedaje en diversas regiones del país.
CONDICIONES CONTRACTUALES: – Contrato por prestación de servicios por tres meses con posibilidad de renovación. – Afiliaciones a seguridad social como cotizante independiente al régimen contributivo. – El pago de seguridad social es bajo responsabilidad del contratista, el ingreso base de cotización a seguridad social es del 40% del total de sus ingresos mensuales. – Trabajo 100% presencial L – V y viajes a regiones. y viajes a regiones. – Ciudad – Riohacha la Guajira. – Honorarios de $2.392.000 COP. • Teniendo en cuenta que la contratación será en Colombia, es importante mencionar que las personas extranjeras que apliquen a esta convocatoria deben contar actualmente con el permiso válido para trabajar en Colombia y su renovación no dependerá del vínculo con la organización.
PROCESO DE APLICACIÓN
1. ES OBLIGATORIO DILIGENCIAR EL SIGUIENTE FORMULARIO PARA SER TENIDO EN CUENTA EN EL PROCESO, A CONTINUACIÓN, RELACIONO EL LINK: https://forms.gle/kWgdqSNGWCUSAkU66
- La aplicación debe incluir: hoja de vida (máximo 3 páginas) y una carta de presentación detallando su aptitud e interés para el cargo ofrecido. Si gusta, puede incluir referencias que considere pertinentes en el marco de esta aplicación.
3. Solo los candidatos preseleccionados y que cumplan con los requisitos establecidos serán contactados para continuar en el proceso de selección.
4. Fecha límite de aplicación: 16 de diciembre 2022
5. Dada la urgencia de la petición, ACTED se reserva el derecho de cerrar el proceso de reclutamiento antes de la fecha límite.
Nota: Solo se trendrán se evaluarán los perfiles que cumplan con los requisitos solicitados.