Assistant.e administratif.ve

L’ISP cherche une Assistant.e administratif.ve basée à Ferney- Voltaire (France) pour fournir un soutien administratif et logistique lors de la préparation du Congrès, ainsi que des réunions et évènements connexes, qui auront lieu en octobre 2023. Les candidatures doivent être envoyées au plus tard le 16 octobre 2022. Voir ici pour plus d’informations : http://psishort.link/postesapourvoir

L’Internationale des Services Publics (ISP) est une fédération syndicale internationale basée à Ferney- Voltaire (France). En octobre 2023, l’ISP organisera son Congrès mondial qui devrait accueillir plus de 1.000 participant(e)s provenant de plus de 100 pays.

Le titulaire du poste travaillera sous la supervision directe de la coordinatrice des services généraux. Il/ elle aura pour mission principale de fournir un soutien administratif et logistique afin d’assurer la préparation et le bon déroulement du Congrès ainsi que des réunions et évènements connexes.

MISSIONS PRINCIPALES

1. Organisation de réunions multilingues et internationales

• Fournir une assistance aux participants afin d’organiser leur venue : vols, hôtels, traitement des demandes de visa, y inclus chercher les appels d’offres, préparer des estimations de coûts et préparer les reçus et d’autres données pour l’équipe des finances
• Saisir les données relatives aux participant(e)s dans une base de données
• Contribuer à la production et diffusion de documents : relire, mettre en page et imprimer des documents, traductions à l’aide de programmes automatiques (par exemple DeepL)
• Contribuer à la préparation des budgets des réunions et manifestations connexes.

2. Travail administratif général

Cet aspect du travail correspond à des tâches de secrétariat plus classiques, comme :

• Rédiger de brefs courriers dans différentes langues
• S’occuper du courrier sortant et entrant si nécessaire
• Gérer impressions, scans, photocopies
• Exécuter d’autres tâches selon les besoins

EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES REQUISES

• Expérience en secrétariat, très bonne connaissance des outils Microsoft Office sous Windows, en particulier des applications Word, Excel, Outlook et Teams, d’outils de gestion d’événements physiques et virtuelles, d’outils de traduction automatique
• Langues : maîtrise de l’anglais (écrite et parlée) et du français, la connaissance de toute autre langue

officielle de l’ISP serait un avantage (allemand, espagnol, suédois, japonais)

• Expérience dans l’organisation de réunions internationales impliquant des participant.e.s de différentes nationalités
• Capacité à communiquer de façon appropriée et respectueuse avec des personnes venant de pays, de contextes culturels et linguistiques différents
• Goût du travail en équipe dans un environnement multiculturel
• Capacité à prendre des initiatives, à hiérarchiser les priorités en assumant des tâches multiples, à travailler sous pression tout en respectant les délais

Conditions

• CDD de septembre 2022 à fin décembre 2023
• Salaire : en fonction de l’expérience et des compétences