Coordinator – Urban Programme (Haiti)

A propos du poste

Il s’agit d’un poste de 18 mois, non accompagné, basé à Port of Prince, avec 50% du temps prévu et passé dans la zone du programme, avec un salaire de Grade 4 de 43 268 à 48 076 EUR.

Le coordinateur du programme urbain est responsable de la gestion globale et de la coordination des projets urbains de Concern Haïti. Vous rendrez compte au directeur des programmes et serez responsable de la mise en œuvre, de la qualité et de l’évaluation des projets urbains de Concern dans la zone métropolitaine de Port-au-Prince, et potentiellement dans d’autres centres urbains au fur et à mesure que le programme national se développe.

Votre mission

Vous êtes responsable d’assurer que les projets transforment avec succès la vie des personnes pauvres vivant à Cité Soleil. Vous soutiendrez l’équipe avec une vision stratégique pour l’intervention urbaine de Concern et son renforcement dans le cadre du plan stratégique d’Haïti. Vous fournirez un appui global aux projets et vous soutiendrez la conception, le développement et la mise en œuvre des stratégies et des activités dans les différentes étapes du développement/de la mise en œuvre des projets, en veillant à ce que toutes les interventions répondent aux critères de qualité définis par les compétences techniques de Concern, et vous assurerez le respect des obligations légales, des règles des donateurs et des règles internes de l’organisation.

Vous serez responsable de :

Supervision du programme – S’assurer que les projets sont mis en œuvre de manière à faire une différence durable dans la vie des personnes les plus pauvres de Cité Soleil et des autres zones urbaines d’intervention :

• Coordonner le travail, les secteurs et les approches entre les projets dans la zone métropolitaine de Port au Prince ; soutenir le personnel et assurer des approches complémentaires, notamment l’intégration et l’inclusion, l’approche sensible aux conflits, l’approche transformatrice de genre, le plaidoyer et le partenariat.
• Appuyer les chefs de projet pour assurer la gestion de la mise en œuvre et le suivi des activités du programme urbain à Cité Soleil et dans d’autres zones urbaines de Port au Prince, y compris l’élaboration et la mise en œuvre des plans opérationnels, le budget annuel du programme et les engagements pris envers les donateurs.
• Assurer une bonne gestion administrative et financière des projets urbains afin d’atteindre une efficacité et une efficience maximales.
• S’assurer que les budgets et les délais sont bien compris par tous les membres de l’équipe et que des jalons et des objectifs clairs sont intégrés dans le calendrier de mise en œuvre.
• Collaborer avec les conseillers techniques pour assurer la qualité des activités du projet en intégrant leur soutien technique, y compris MEAL, afin de maximiser collectivement l’impact sur la vie des personnes extrêmement pauvres.
• Assurer la documentation des mécanismes de suivi, de responsabilité et de coordination spécifiques au projet et à Concern Haïti, y compris les revues trimestrielles, les rapports internes et externes en français et en anglais, les rapports et le suivi avec les autorités locales, les mises à jour régulières avec le directeur de programme, les évaluations internes et externes, les réunions mensuelles et inter-projets et les réunions de coordination externe.
• Travailler en étroite collaboration avec le PD à l’élaboration de programmes novateurs de haute qualité qui ont un impact durable sur la vie des personnes extrêmement pauvres et veiller à ce que les actions convenues soient liées au plan stratégique du pays.
• En collaboration avec le PD, élaborer des propositions pour le financement des donateurs, en respectant les priorités, les directives et les critères de financement des donateurs. Tous les projets développés doivent inclure des approches innovantes, intégrer les meilleures pratiques actuelles et suivre l’orientation stratégique et le cadre politique de Concern.
• En collaboration avec le PD et la direction, contribuer au suivi des équipes techniques au siège et dans les pays sur les différents aspects du plaidoyer pour le programme de Concern en suivant l’orientation stratégique et le cadre de plaidoyer de Concern.
• Coordonner la préparation des rapports mensuels d’activité du programme ainsi que des rapports trimestriels/semestriels et annuels destinés aux donateurs ou aux partenaires.
• Assurer le classement approprié de toute la documentation par les chefs de projet.

Diriger l’équipe des projets urbains pour lui permettre d’apporter des changements durables dans la vie des populations vulnérables en milieu urbain :

• Communiquer avec l’équipe une vision claire et passionnante du travail de Concern dans la zone urbaine.
• S’assurer que chaque membre de l’équipe comprend parfaitement les résultats attendus d’eux et qu’ils sont conscients des critères de réussite liés à leur travail.
• S’assurer que tout le personnel du projet est géré conformément aux politiques et procédures de Concern et s’assurer que tout le personnel comprend parfaitement la mission, la vision, les valeurs et les objectifs stratégiques de l’organisation et du projet.
• Superviser et suivre son équipe pour clarifier les plans et les priorités, fournir une supervision, une orientation et un mentorat et encourager un travail d’équipe efficace et un esprit d’équipe par le biais de réunions et d’événements réguliers.
• Développer une culture de l’efficacité, de la responsabilité, et rechercher des impacts tangibles et mesurables au sein de son équipe.
• Veiller à ce que le travail soit planifié et organisé de manière à répondre aux besoins des collègues de l’organisation de la manière la plus rentable possible, en s’assurant également que les membres de l’équipe reçoivent une charge de travail appropriée et travaillent efficacement.
• Soutenir les membres de l’équipe pour qu’ils donnent le meilleur d’eux-mêmes, par exemple en encourageant et en louant les bonnes performances, en encadrant, en aidant le personnel à prévenir ou à résoudre les problèmes, en fournissant des ressources, des outils et de l’équipement.
• En collaboration avec les conseillers techniques, surveiller et examiner les performances et, en particulier, tenir le personnel responsable de l’atteinte des critères de réussite et des objectifs d’amélioration identifiés ; fournir des commentaires correctifs si nécessaire et prendre des mesures décisives en cas de mauvaises performances.
• S’assurer que le personnel est correctement formé et équipé pour son rôle, par exemple en analysant les besoins de formation du personnel, en organisant des formations ou un accompagnement, en coordonnant le partage d’expérience.
• Soutenir le responsable de la logistique dans l’utilisation efficace des ressources de Concern dans le domaine du transport et de la logistique.
• En collaboration avec le groupe de réflexion sur la sécurité (SFG), analyser la situation de la sécurité dans la région et en informer le directeur national.
• Contrôler le respect des procédures de sécurité par l’ensemble du personnel.
• En étroite collaboration avec le Responsable RH, gérer les doléances, les congés du personnel, les absences, etc., ainsi que participer au recrutement de nouveaux membres de l’équipe si nécessaire et s’assurer de leurs compétences techniques.

Redevabilité et CHS

• En collaboration avec les responsables de projet, et avec le soutien du PD, s’assurer que les outils et systèmes nécessaires à la redevabilité envers les bénéficiaires sont en place et suivis, conformément aux directives du SHC et de SPHERE.
• S’assurer que les programmes ciblent les personnes les plus vulnérables et que les dynamiques de pouvoir au sein des communautés n’empêchent pas les plus pauvres de participer au programme.

Représentation

• Être le représentant de Concern pour la zone métropolitaine de Port au Prince auprès des communautés, des partenaires et des autorités et servir de liaison avec les autres acteurs du développement et établir de bonnes relations avec eux pour de meilleures synergies, c’est-à-dire la mairie de Cité Soleil, les autorités locales (ASEC et CASEC), les comités de protection civile, le département de la protection civile, les leaders communautaires/informels, les fournisseurs de services, les ONG/associations locales dans les zones d’intervention, les services locaux dans les zones d’intervention.
• Représenter Concern Worldwide, Haïti dans les réunions stratégiques urbaines (c’est-à-dire les réunions de coordination inter-ONG, les agences des Nations Unies, le gouvernement haïtien) et nationales, en partageant les expériences basées sur le travail de notre programme.

En tant que membre de l’équipe CMT, assurer un leadership efficace au sein de l’organisation :

• En tant que membre de l’équipe CMT Plus, travailler en collaboration avec les autres départements de soutien et les équipes de programmes pour s’assurer que les meilleures pratiques administratives/programmes sont entendues, saisies, promues et diffusées.
• Démontrer des attitudes, des valeurs et des actions conformes aux principes d’égalité et d’équité et promouvoir une culture de travail au bureau et dans les communautés qui favorise le respect des autres, l’inclusion et la diversité, et la transformation des normes de genre.
• Participer activement aux réunions du CMT et du CMT Plus ainsi qu’à d’autres réunions, en contribuant de manière significative aux consultations sur les politiques et l’orientation stratégique.
• Soutenir les collègues afin de s’assurer qu’un soutien et des ressources proactifs et opportuns sont fournis à l’ensemble de l’organisation.
• Promouvoir une culture de collaboration amicale au sein de l’équipe, en partageant activement les informations et les connaissances pour permettre à l’équipe d’assurer un soutien efficace au reste de l’organisation.
• Travailler avec enthousiasme au sein de l’équipe de Concern en soutenant les collègues seniors de l’ensemble de l’organisation pour atteindre les résultats de l’organisation.
• S’assurer que les politiques et stratégies de Concern Worldwide sont intégrées dans notre travail, ainsi que proposer, mettre à jour et mettre en œuvre des changements aux politiques et stratégies existantes au sein du programme en Haïti.

Vos compétences et votre expérience seront les suivantes

• Une maîtrise en développement urbain, développement communautaire, sciences sociales ou autre discipline connexe.
• Au moins cinq ans d’expérience à l’étranger dans un poste de direction similaire ou connexe et une expérience de travail dans des environnements humanitaires complexes.
• Expérience avérée du développement urbain et de la mise en œuvre de projets dans des quartiers urbains dits difficiles et capacité à travailler dans des contextes urbains sensibles, à analyser les situations avec le personnel concerné et à suivre les protocoles de sécurité.
• Du développement de programmes, de la gestion budgétaire et des méthodologies participatives de planification, de suivi, d’évaluation et d’apprentissage (MEAL).
• Expérience préalable de la gestion et du développement d’équipes et capacité à diriger et à motiver les autres ; solides compétences en matière de formation et de mentorat.
• Compétences avérées en matière de rédaction de rapports, de recherche et de documentation.
• Expérience de l’établissement de relations avec des institutions gouvernementales et de la collaboration avec des partenaires au sein d’un consortium.
• Expérience de l’obtention de résultats dans des environnements de travail difficiles
• Solides compétences en matière de constitution d’équipes et de renforcement des capacités, et capacité à travailler avec des groupes de personnes de cultures diverses.
• Maîtrise du français et de l’anglais, y compris de solides compétences en matière de communication écrite et orale et de relations interpersonnelles, et capacité à interagir de manière productive avec les partenaires et les parties prenantes (communauté, services techniques gouvernementaux et institutions).
• Capacité à organiser, à planifier efficacement, à travailler sous pression et à respecter des délais stricts.
• Bonnes compétences en matière de réseautage.
• Dynamisme, esprit d’initiative et flexibilité
• Capacité à travailler de manière indépendante et à gérer un flux de travail important.
• Empathie avec les objectifs de l’organisation.

Nous aimerions également :

• Expérience de travail avec des partenaires et/ou dans des consortiums
• Une expérience dans la recherche et la production de documents d’apprentissage serait un avantage.
• Expérience de la gestion de la sécurité dans un contexte d’insécurité
• Sensible à la culture et faire preuve d’empathie envers les autres
• Capable de travailler sous pression et de respecter des délais stricts ;
• Sens de l’humour
• Une attitude positive
• Compétences en informatique, y compris, au minimum, MS Office, etc.
• Familiarité avec les normes humanitaires fondamentales et leur application.

About the role

This is a 18 month, role with unaccompanied terms based in Port of Prince, with 50% of the time scheduled and spent in the programme area, with a salary of Grade 4 of €43,268 to 48,076.

The Urban Programme Coordinator is responsible for the overall management and the coordination of Concern Haiti’s urban projects. You will report to the Programmes Director and will be accountable for the implementation, quality, and evaluation of Concern’s urban projects the metropolitan area of Port au Prince, and potentially other urban centres as the country programme grows.

We would like you to start in September 2021 or earlier.

Your purpose

You are responsible to ensure that the projects successfully transform the lives of poor people living in Cité Soleil. You will support the team with strategic vision for Concern’s urban intervention and it’s strengthening under the Haiti Strategic Plan. You will provide overall support to projects and will support the design, development and implementation of strategies and activities in the various stages of project development/implementation, ensuring that all interventions meet the quality criteria defined by Concern’s technical competencies, and will ensure compliance with legal obligations, donor rules and internal rules of the organization.

You will be responsible for

Programme Oversight – Ensure that projects are implemented in a way that makes a lasting difference in the lives of the poorest people in Cité Soleil and other urban areas of intervention:

• Coordinate work, sectors, and approaches between projects in the Port au Prince metropolitan area; support staff and ensure complementary approaches including integration and inclusion, conflict sensitive approach, gender transformative approach, advocacy and partnership.
• Support project managers to ensure management of the implementation and monitoring of urban program activities in Cité Soleil and other urban areas of Port au Prince, including the development and implementation of operational plans, the annual program budget, and the commitments made to donors.
• Ensure proper administrative and financial management of urban projects to achieve maximum efficiency and effectiveness.
• Ensure that budgets and deadlines are well understood by all team members and that milestones and clear objectives are incorporated into the implementation schedule.
• Collaborate with technical advisors to ensure the quality of project activities integrating their technical support, including MEAL, to collectively maximize the impact on the lives of the extremely poor.
• Ensure documentation of monitoring, accountability, and coordination mechanisms specific to the project and Concern Haiti, including quarterly reviews, internal and external reports in French and English, reports and follow-up with local authorities, regular updates with the Program Director, internal and external evaluations, monthly and inter-project meetings and external coordination meetings.
• Support project managers to strengthen Concern’s network of partnerships with the different categories of local actors, both public and private, and promote their networking for the benefit of a cross-sectoral dynamic around the issue of the most vulnerable populations in urban areas.
• Ensure effective and transparent relations with local partners and collaborators, for which he/she is the main point of contact, including capacity building and long-term exit strategies that add value to the project and program.
• Link local actors and possible partners and contribute to the definition and follow-up of the different collaborations.
• Lead and inspire project managers and other program staff to ensure the effective implementation of projects (i.e. resource management), leveraging the organization’s experience and delivering sustainable impact to the extremely poor.
• Engage with project managers and other relevant staff on key organizational advocacy issues, providing support to the main strategic campaigns.
• Contribute to the development and implementation of the strategic plan, analyzing needs, engaging stakeholders, designing strategies, and monitoring and evaluating the implementation of the plan.Work closely with the PD in the development of high quality, innovative programs that have sustainable impacts on the lives of the extremely poor and ensure that agreed upon actions are linked to the country strategic plan.
• In collaboration with the PD, develop proposals for donor funding, following donor priorities, guidelines and funding criteria. All projects developed should include innovative approaches, incorporate current best practices and follow Concern’s strategic direction and policy framework.
• In collaboration with the PD and Management, contribute to the follow up with technical teams at HQ and country level on various aspects of advocacy for Concern’s program following Concern’s strategic direction and advocacy framework.
• Coordinate the preparation of monthly program activity reports as well as quarterly/semi-annual and annual reports to donors or partners.
• Ensure proper filing of all documentation by project managers.

Lead the urban projects team to enable them to make sustainable changes in the lives of vulnerable populations in urban areas:

• Communicate with the team a clear and exciting vision of Concern’s work in the urban area.
• Ensure that each team member fully understands the results expected of them and that they are aware of the success criteria related to their work.
• Ensure that all project staff are managed in accordance with Concern’s policies and procedures and ensure that all staff fully understand the organization and the project’s mission, vision, values, and strategic goals.
• Supervise and monitor his/her team to clarify plans and priorities, provide supervision, guidance and mentoring and to encourage effective teamwork and team spirit through regular meetings and events.
• Develop a culture of efficiency, accountability, and seek tangible and measurable impacts within his/her team.
• Ensure that work is planned and organized to meet the needs of the organization’s colleagues in the most cost-effective manner, ensuring as well, that team members receive appropriate workloads and work effectively.
• Supports team members to perform at their best, e.g., encouraging and praising good performance, coaching, assisting staff to prevent or resolve problems, providing resources, tools, and equipment.
• In collaboration with technical advisors, monitor and review performance and, in particular, hold staff accountable for meeting identified success criteria and improvement goals providing corrective feedback when necessary and taking decisive action in the event of poor performance.
• Ensure that staff are properly trained and equipped for their roles, e.g., by analyzing staff training needs, organizing trainings or coaching, coordinating experience sharing.
• Support the Logistics Manager in the effective use of Concern’s resources in the area of transportation and logistics.
• In conjunction with the Security Focus Group (SFG), analyze the security situation in the area and inform the Country Director.
• Monitor compliance with security procedures by all staff.
• In close collaboration with the HR Manager, manage grievances, staff leave, absences, etc…, as well as participate in the recruitment of new team members if needed and ensure their technical skills.

Accountability and CHS

• In collaboration with project managers, and with the support of the PD, ensure that the necessary tools and systems of accountability to beneficiaries are in place and followed, in accordance with CHS and SPHERE guidelines.
• Ensure that programs target the most vulnerable people and that power dynamics within communities do not prevent the poorest from participating in the program.

Representation

• Be Concern’s representative for the Port au Prince metropolitan area for communities, partners, and authorities and serve as a liaison with other development actors and build good relationships with them for better synergies i.e., City Hall of Cité Soleil; Local Authorities (ASEC and CASEC); Civil Protection Committees, Department of Civil Protection; Community/Informal Leaders; Service Providers; Local NGOs/Associations in the areas of intervention; Local Services in the areas of intervention.
• Represent Concern Worldwide, Haiti in urban (i.e., inter-NGO coordination meetings, UN agencies, Government of Haiti (GOH)) and national strategic meetings; sharing experiences based on our program work.

As a member of the CMT team, provide an efficient leadership within the organization:

• As a member of the CMT Plus team, work collaboratively with other support departments and program teams to ensure administrative/program best practices are heard, captured, promoted, and disseminated.
• Demonstrate attitudes, values and actions that are in line with the principles of equality and equity and promote a work culture in the office and in the communities that fosters respect for others, inclusion and diversity, and the transformation of gender norms.
• Actively participate in CMT and CMT Plus meetings and other meetings, contributing in a meaningful way to consultations on policy and strategic direction.
• Support colleagues to ensure that proactive and timely support and resources are provided to the entire organization.
• Promote a culture of friendly collaborative work within the team, actively sharing information and knowledge to enable the team to ensure effective support for the rest of the organization.
• Work enthusiastically within the Concern team supporting senior colleagues across the organization to achieve organizational outcomes.
• Ensure that Concern Worldwide policies and strategies are incorporated into our work, as well as propose, update, and implement changes to existing policies and strategies within the program in Haiti.

Your skills and experience will include:

• Master’s degree in urban development, community development, social sciences, or other related discipline
• At least five (5) years overseas experience in similar or related senior management position and experience in working on complex humanitarian environments.
• Proven experience in urban development and project implementation in so-called difficult urban neighborhoods and ability to work in sensitive urban contexts, analyze situations with relevant staff, and follow security protocols.
• Experience of programme development, budget management and participatory planning, monitoring, evaluation and learning (MEAL) methodologies
• Previous experience of managing and developing teams and the ability to lead and motivate others; Strong training and mentoring skills
• Demonstrated report writing, research and documentation skills.
• Experience in building relationships with government institutions and working with partners in a consortium
• Experience of achieving results within difficult working environments
• Strong team-building and capacity building skills, and the ability to work with culturally diverse groups of people.
• Fluent in French and English, including strong written and oral communications and interpersonal skills and the ability to interact productively with partners and stakeholders (community, government technical services and institutions)
• Ability to organize, plan effectively, work under pressure often to strict deadlines
• Good networking skills.
• Dynamic, self-starter and flexible
• Ability to work independently and manage a high volume work flow.
• Empathy with organisational goals.

We would also like:

• Working with partners and/or in consortia
• Experience at researching and producing learning papers an advantage
• Experience in security management in an insecure context
• You to be culturally sensitive and empathic to others
• You to be able to work under pressure and to strict deadlines;
• You to have a sense of humour
• A ‘can do’ attitude
• You to have relevant computer software skills, including at a minimum, MS Office, etc.
• Familiarity with the Core Humanitarian Standard and its application.