Field Financial Manager / Director financiero de campo

The American Bar Association Rule of Law Initiative (ABA ROLI) was established in 1990 as a public service project of the ABA to promote the rule of law around the world and has implemented legal reform programs in more than 100 countries. Together with partners including judges, prosecutors, lawyers, bar associations, law schools, court administrators, legislatures, ministries of justice, and social organizations, ABA ROLI designs programs that are responsive to local needs and that prioritize sustainable solutions to pressing rule of law challenges.

Field Financial Manager

Description:

The American Bar Association Rule of Law Initiative seeks a Field Financial Manager for its Paraguay office to help manage ABA ROLI’s two programs in Paraguay, with the possibility for a third in Central America.

The Field Financial Manager will lead financial and administrative management support to ABA ROLI’s office and programs in Paraguay and reports to the Country Director. These duties will involve frequent interaction and coordination with U.S.-based grants managers and finance staff, as well as program staff in Paraguay, Central America, and Washington, D.C.

Responsibilities:

• Principally responsible for managing office finds, including bank accounts and petty cash
• Prepares detailed monthly expense reports in Chrome River
• Records monthly expenses in Chrome River
• Prepares monthly financial reports in Excel
• Performs monthly bank reconciliations
• Performs monthly reconciliations of ABA funds
• Prepares monthly cash forecasting for the office
• Promotes and meets the reporting and financial management requirements of donors and the ABA
• Manages compliance with local tax and accounting laws
• Reviews the payroll of staff and local tax payments prepared by an external Accounting Firm
• Maintains the timesheets of resident (local) staff and keeps track of leave time
• Assists in the preparation of programmatic budgets, including budget narratives, as needed
• Coordinates and liaises with finance staff based in Washington, D.C.
• Works with the Country Director and D.C. program staff and local staff on all matters related to finance and administration
• Trains resident staff on issues related to finance and compliance with cash management policy
• Maintains policies and procedures (LOPM) in accordance with ABA ROLI, local law, and donors’ rules and regulations
• Manages the procurement rules established by ABA ROLI
• Maintains files of al contracts, agreements, and supporting documents
• Maintains inventory and property lists
• Provides financial training to grantees, as needed
• Any other relevant task determined as necessary for the position by ABA ROLI or the Country Director

Required Qualifications:

• University degree in Accounting, Management, or related fields;
• Extensive experience in financial management (minimum five years), preferably in a non-profit environment;
• Extensive experience with financial management software and accounting spreadsheets, including Excel;
• Professional fluency in Spanish (oral and written);
• Intermediate to advanced language skills in English; and
• Strong interpersonal skills, and oral and written communication skills.

Preferred Qualifications:

• Experience with financial management software and accounting spreadsheets, including QuickBooks and Excel; and
• Experience working in a professional setting with individuals from varied cultural backgrounds.

The Field Financial Manager must also be organized, detail-oriented, ethical, responsible, trustworthy, a team player, and discrete when working with confidential documents and information.

La Iniciativa del Estado de Derecho de la Asociación Americana de Abogados (ABA ROLI) se creó en 1990 como un proyecto de servicio público de la ABA para promover el Estado de Derecho en todo el mundo y ha implementado programas de reforma legal en más de 100 países. Junto con socios como jueces, fiscales, abogados, colegios de abogados, escuelas de derecho, administradores de tribunales, legislaturas, ministerios de justicia y organizaciones sociales, ABA ROLI diseña programas que responden a las necesidades locales y que dan prioridad a las soluciones sostenibles para los apremiantes desafíos del estado de derecho.

Director financiero de campo

Descripción:

La Iniciativa del Estado de Derecho de la American Bar Association busca un Gerente Financiero de Campo para su oficina en Paraguay para ayudar a gestionar los dos programas de ABA ROLI en Paraguay y la posibilidad por otro en América Central.

El Gerente Financiero de Campo liderará el apoyo a la gestión financiera y administrativa de la oficina y los programas de ABA ROLI en Paraguay y reporta al Director de País. Estas tareas implicarán una frecuente interacción y coordinación con los gestores de subvenciones y el personal de finanzas con sede en Estados Unidos, así como con el personal del programa en Paraguay, América Central y Washington, D.C.

Responsabilidades:

• Principalmente responsable de la gestión de los fondos de la oficina, incluyendo las cuentas bancarias y la caja chica
• Prepara informes de gastos mensuales detallados en Chrome River
• Registra los gastos mensuales en Chrome River
• Prepara informes financieros mensuales en Excel
• Realiza las conciliaciones bancarias mensuales
• Realiza las conciliaciones mensuales de los fondos ABA
• Prepara la previsión mensual de efectivo para la oficina
• Promueve y cumple los requisitos de información y gestión financiera de los donantes y de la ABA
• Gestiona el cumplimiento de las leyes fiscales y contables locales
• Revisa las nóminas del personal y los pagos de impuestos locales preparados por una empresa de contabilidad externa
• Mantiene las hojas de trabajo del personal residente (local) y hace un seguimiento de las vacaciones
• Asiste en la preparación de los presupuestos programáticos, incluyendo las descripciones presupuestarias, según sea necesario.
• Coordina y se relaciona con el personal de finanzas con sede en Washington, D.C.
• Trabaja con el director del país y el personal del programa en Washington D.C. y el personal local en todos los asuntos relacionados con las finanzas y la administración
• Forma al personal residente en cuestiones relacionadas con las finanzas y el cumplimiento de la política de gestión del efectivo
• Mantiene las políticas y procedimientos (LOPM) de acuerdo con el ROLI de ABA, la legislación local y las normas y reglamentos de los donantes
• Gestiona las normas de adquisición establecidas por ABA ROLI
• Mantiene los archivos de todos los contratos, acuerdos y documentos de apoyo
• Mantiene el inventario y las listas de bienes.
• Proporciona formación financiera a los beneficiarios, según sea necesario
• Cualquier otra tarea relevante que ABA ROLI o el Director de País determinen como necesaria para el puesto.

Calificaciones requeridas:

• Título universitario en Contabilidad, Gestión o campos relacionados;
• Amplia experiencia en gestión financiera (mínimo cinco años), preferiblemente en un entorno sin ánimo de lucro;
• Amplia experiencia con software de gestión financiera y hojas de cálculo de contabilidad, incluyendo Excel;
• Dominio profesional del español (oral y escrito);
• Conocimientos lingüísticos intermedios o avanzados de inglés; y
• Fuertes habilidades interpersonales y de comunicación oral y escrita.

Cualificaciones preferidas:

• Experiencia con software de gestión financiera y hojas de cálculo de contabilidad, incluyendo QuickBooks y Excel; y
• Experiencia trabajando en un entorno profesional con personas de diversos orígenes culturales.

El gestor financiero de campo también debe ser organizado, detallista, ético, responsable, digno de confianza, capaz de trabajar en equipo y discreto cuando trabaje con documentos e información confidenciales.