FRANCE – STAGE : ASSISTANT.E SUPPORT : GESTION ADM, FIN ET LOG DESK AMÉRIQUES – CLICHY/PARIS

Date de prise de fonction souhaitée : 1^er mai 2021

Durée : 6 mois

Localisation : Siège de Solidarités International

QUE FAISONS NOUS …

SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis près de 40 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter. Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et moyen d’existence. Présentes dans une vingtaine de pays environ, les équipes de SI – 2000 personnes au total composées d’expatriés, de staffs nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles…- interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.

DESCRIPTIF DU STAGE

Les tâches à effectuer sont transversales et nécessitent donc autonomie, rigueur et polyvalence. Une connaissance, ou du moins un souhait de comprendre le milieu humanitaire et ses contraintes est indispensable.

Les tâches décrites dans cette annonce sont susceptibles d’évoluer en fonction des chantiers en cours au siège et en fonction des besoins.

L’assistant(e) sera rattaché(e) au contrôleur de gestion et au logisticien du Desk, avec une répartition de temps d’environ 50% pour les tâches de gestion financière/comptabilité et 50% pour celles liées à la logistique:

Sous la supervision du contrôleur de gestion et du logisticien Desk, l’assistant(e) :

Comptabilité

• Assiste le contrôleur de gestion dans ses tâches comptables inhérentes aux missions
• Vérifie les affectations analytiques et comptables des comptabilités des différentes missions
• Vérifie les tableaux d’affectation des dépenses entre les différents bailleurs de fonds
• Appuie le coordinateur administratif et financier pour :
  • L’imputation analytique des factures payées par le siège pour le compte du terrain
  • L’imputation analytique des salaires/indemnités, assurances, billets d’avion, notes de frais pour les expatriés
• Participe au suivi des fonds propres et des coûts desk
• Soutient la clôture annuelle comptable et/ou la clôture analytique semestrielle des missions
• Utilise le logiciel comptable SAGA (Mission) et l’interface de Navision (Siège).

Gestion

• Soutient le terrain : gère au quotidien les besoins des équipes admin terrain.
• Participe à la vérification des suivis budgétaires des missions
• Participe à la validation des budgets des propositions d’opérations soumis aux bailleurs de fonds
• Participe à la validation des rapports financiers intermédiaires et finaux des programmes (document financier et partie narrative budgétaire) à soumettre aux bailleurs
• Soutient à la préparation des audits financiers.
• Participe à la validation des prévisionnels de trésorerie.
• Participe aux différents chantiers en cours.
• Participe aux réunions hebdomadaires et mensuelles (Desk, Gestion, Logistique, Siège…)
• Assure l’intérim lors de l’absence du contrôleur de gestion

Logistique

• Examine les documents pour les dossiers d’achats réalisés sur le terrain ou au siège (bon de commande, cotations, analyse de cotations, contrat, …).
• Vérifie et analyse l’adéquation des Demandes d’achat avec les procédures de Solidarités International
• Vérifie la présence des documents contractuels obligatoires et apporte une correction
• Participe à la constitution des documents logistiques des rapports finaux pour les bailleurs de fonds (vérification de la présence des équipements dans l’état de parc, préparation des annexes équipements, vérification de la conformité avec les procédures bailleurs, etc.)
• Archive les dossiers traités en version informatique et papier.
• Participe au traitement du Pack logistique mensuel (état de parc, suivi carburant, suivi BCI, etc.)
• Suit les factures des téléphones satellites et participe au suivi de la consommation mensuelle

Apports du stage :

• Découvrir le fonctionnement du siège d’une ONG ainsi que les relations entre le siège et le terrain.
• Découvrir les différents métiers de Solidarités International sur le terrain.
• Avoir une première approche du fonctionnement d’une mission et des contraintes spécifiques.
• Connaître le fonctionnement administratif, financier et logistique d’une mission Solidarités International, en vue de partir en tant qu’administrateur ou logisticien sur le terrain.
• Connaître les exigences des bailleurs de fonds.
• Perfectionnement d’Excel et maîtrise des logiciels Saga et de l’interface de Navision.
• Appropriation des outils et des procédures logistiques internes.
• Etre en contact direct avec le terrain via les expatriés.

VOTRE PROFIL

• Niveau Bac + 4/5 avec une composante en gestion (Master, Ecoles de Commerce) et de préférence une sensibilisation à l’international et l’humanitaire.
• Maîtrise des logiciels bureautiques les plus courants, bonne connaissance d’Excel.
• Bonne maîtrise de l’espagnol et de l’anglais
• Autonomie et rigueur.
• Capacité de travail en équipe.

SI VOUS OFFRIRA LES CONDITIONS SUIVANTES

• Stage basé au sein du siège de SOLIDARITES INTERNATIONAL à Clichy (92), métro Mairie de Clichy
• Stagiaire avec convention de stage obligatoire.
• Gratification légale de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale en vigueur.
• La gratification est calculée au prorata des heures de présence réelles sur le mois. (En moyenne 1 mois = 154h, soit 22 jours de 7h/jour)
• Transport en commun pris en charge à 50% par SOLIDARITES INTERNATIONAL
• Tickets restaurant à 8,90 € / jour effectif de stage, avec participation de SOLIDARITES INTERNATIONAL à 60 %