LABOUR RELATIONS AND PERSONNEL ADMINISTRATION OFFICER (BASED IN BARCELONA)

CONTEXTO GENERAL
Médicos Sin Fronteras es una organización médico-humanitaria de carácter internacional e independiente, que ofrece asistencia a las poblaciones que sufren, a las víctimas de catástrofes naturales o provocadas por el hombre y a las víctimas de conflictos armados, sin discriminación e independientemente de su raza, religión, creencia o afiliación política.
MSF es una iniciativa de la sociedad civil que reúne a personas comprometidas con la asistencia de otros seres humanos en crisis. Como tal, MSF es por elección una asociación. Cada persona que trabaja con MSF lo hace por convicción y está listo para defender los valores y principios de MSF.

El movimiento de MSF está organizado alrededor de seis directorios operacionales. MSF OCBA es uno de los centros operacionales. Las operaciones son implementadas por diferentes equipos de terreno y de coordinación de las misiones, junto con las unidades organizativas basada en la sede de Barcelona, y descentralizadas de Nairobi, Dakar y Amman. Las operaciones en terreno son guiadas y apoyadas por 5 Células Operacionales, la Unidad de Emergencia y otros departamentos de apoyo a las operaciones, incluyendo el Departamento de Recursos Humanos.

OBJETIVO GENERAL Y ENTORNO DEL PUESTO
Él/la Técnico/a de RRLL y Administración de personas y RRLL del Dpt. de Recursos Humanos bajo la dependencia jerárquica del Responsable de RRLL y Administración de personas, tiene como objetivo realizar y tramitar dentro del ámbito laboral todos aquellos aspectos administrativos relacionados con las responsabilidades y funciones abajo descritas.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES
Tareas comunes de administración:

• Ejecutar listados para la contratación de todos los colectivos: expatriados con contrato español o contrato NCR, Cross-adm, Sede, Delegaciones, Oficinas descentralizadas, equipos F2F y becarios.

• Tramitación documentación legal necesaria imprescindible para la contratación:

• Gestión permisos de trabajo, información y comunicación previa a la contratación con la persona interesada solicitando la documentación necesaria y contacto con el servicio jurídico, así como seguimiento de status del proceso y a posteriori obtención núm. Seg. Social.

• Gestión de los trámites necesarios para que el colectivo de personal internacional obtenga el NIE, seguimiento y consecución de cita ante extranjería, comisaría etc. preparación y pago tasas, acompañar a la persona y a posteriori obtención núm. Seg. Social.

• Realizar el proceso de contratación de todos los colectivos: expatriados con contrato español o contrato NCR, Cross-Adm, Sede, Delegaciones, Oficinas descentralizadas, equipos F2F, becarios y acuerdos profesionales:

• Entrada de datos tanto en SAP como en el programa de nóminas.

• Realizar el proceso de contratación en SAP y en el programa de nóminas elaborar los contratos laborales, profesionales, convenios de colaboración y anexos pertinentes en función del colectivo, además de scailing form, guía de seguro médico etc.

• Firma del contrato presencial o envío a través de correo electrónico y seguimiento para que sea devuelto el contrato firmado.

• Solicitud al colectivo de expatriados de los certificados de trabajo, introducción en SAP y cálculo del salario correspondiente acorde a la IFFG.

• Gestión administración cruzadas con los otros Centros Operacionales como con las Secciones Partenarias, gestionando tanto los contratos, cambios de asignación etc.

• Comunicación en plazo del alta a la TGSS y cualquier variación de datos a posteriori, así mismo, comunicar al SEPE la contrata. (Tanto dentro del Régimen General como del Régimen del Mar), comunicación de traslado y o desplazamientos ante la TGSS tanto de expatriados en terreno, como oficinas descentralizadas u otras situaciones.

• Realizar el proceso de finalización de la relación laboral de todos los colectivos: expatriados con contrato español o contrato NCR, Cross-Adm, Sede, Delegaciones, Oficinas descentralizadas, equipos F2F, becarios y acuerdos profesionales:

• Control diario de las comunicaciones de bajas recibidas a través del seguimiento de EOM’s de terrreno en la red y de la fecha de fin prevista en SAP. Para el resto de colectivos a través de la ficha de baja.

• Introducir los datos necesarios para las finalizaciones de contrato en el programa de nóminas y SAP (leavings) para el cálculo del finiquito de todos los colectivos: expatriados con contrato español o contrato NCR, Cross-adm, Sede, Delegaciones, Oficinas descentralizadas, equipos F2F y becarios.

• Realización de briefings de preparación de toda la documentación de fin de contrato para firmar, scan y envío por mail junto con los certificados. Verificar que la documentación se remite firmada devuelta al Servicio. Comunicación en plazo de la baja a la TGSS (Tanto dentro Régimen General como del Régimen del Mar).

• Gestión administración cruzadas con los otros Centros Operacionales como con las Secciones Partenarias, gestionando tanto los contratos, cambios de asignación como fin de misión.

• Realizar la documentación ante las solicitudes de excedencia, permisos sin sueldo etc.

• Comunicación y gestión con organismos externos de la Administración:

• Registro y comunicación a la AECI del colectivo de expatriados bajo contratos español.

• Gestionar y resolver ante los organismos oficiales correspondientes (INSS, TGSS, Extranjería, SEPE, Hacienda…) cualquier incidencia generada por la gestión de los diferentes colectivos del equipo MSF.

• Preparar la documentación legal requerida para presentar ante la Inspección de trabajo.

• Preparar la documentación requerida para Auditoría laborales.

• Comunicar los accidentes o las incapacidades temporales, siguiendo el procedimiento legal, tanto a la Mutua de accidente de trabajo como a la Seguridad Social.

• Atender, gestionar y resolver las diversas consultas que nuestros diferentes colectivos puedan tener sobre contratación, seguros, condiciones laborales, políticas de RRHH que tengan que ver con la gestión administrativa y la contratación del personal, etc.

• Preparar la documentación necesaria para obtener prestaciones tanto de la Seguridad Social (maternidad, paternidad etc), como el reembolso de los seguros privados para garantizar las coberturas establecidas en la póliza de seguros privados.

• En ausencia del Head of Unit dar soporte en la gestión de extinciones de la relación laboral y, si procediera en su implementación.

• Apoyar en el seguimiento de los cambios normativos del marco laboral vigente y asesorar sobre las materias de RRLL de aplicación a cada colectivo (expatriados tanto NCR como contrato español, personal sede, oficinas delegadas, oficinas descentralizadas, F2F, becarios y profesionales.

• Colabora bajo la supervisión del Head of Unit en los proyectos nacionales e internacionales que correspondan al área: LOPD, Symphony, etc.

Tareas específicas de la posición:

• Proceso de cálculo de nómina:

• Realizar en rotación mensual con el equipo la elaboración de la nómina de los contratos laborales en hipervisión. Chequeo e introducción de las variables de checklist mensual Extracción listados previos, chequeo y cuadre, cambios de salario, variables mensuales, bajas IT, etc generación de ficheros bancarios, envío nóminas, resúmenes contables y ficheros de transferencias bancarias locales e internacionales. Comunicación y gestión a través del sistema de liquidación directa de cotizaciones CRETA etc.

• Realizar en rotación con el equipo la elaboración de la nómina del colectivo NCR en SAP. Chequeo e introducción de las variables de checklist mensual. Adelanto cada mes de las bajas previstas hasta fin de mes con contrato NCR y generación del listado bancario para su envío a Suiza.

• Gestión y liquidación de impuestos forales y estatales

• Realizar la liquidación trimestral de impuestos L111 o L110 y el resumen anual 190 (tanto forales como estatales) tanto de trabajadores como de profesionales.

CRITERIOS DE SELECCION

• Diplomatura o licenciatura en Relaciones Laborales, Ciencias del Trabajo, Derecho.
• Experiencia Dept. en Administración de personal y RRLL, de tres años, en una organización o empresa de tamaño medio-grande de ámbito internacional.
• Conocimiento de Derecho laboral y social deseable.
• La experiencia con MSF será considerada un plus.
• Conocimientos informáticos (entorno Windows) y programas de gestión de nómina. Deseable conocimiento de ERP /SAP.
• Castellano e inglés. Francés deseable.

COMPETENCIAS

• Compromiso con los Principios de MSF
• Sensibilidad intercultural
• Flexibilidad
• Gestión del estrés
• Orientación a resultados y calidad
• Orientación al servicio
• Planificación y organización
• Trabajo en equipo y colaboración

CONDICIONES

• Puesto basado en Barcelona en la sede central de Médicos Sin Fronteras – España.
• Jornada a tiempo completo: 40 h/semanales.
• Compromiso mínimo de 3 años.
• Salario bruto anual (40 h/semanales): HQ- 2C € (dividido en doce mensualidades) + Beneficios Secundario basado en la Política de Compensación de MSF OCBA.
• Incorporación inmediata.