Responsable RH-Administration (Expatrié)

Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7.000 employés et de 8.000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

Contexte

Avec un million de personnes déplacées à l’intérieur du pays, dont environ 30% sont déplacées depuis un an ou plus, la communauté humanitaire doit constamment réfléchir aux perspectives à mettre en œuvre au niveau programmatique à court, moyen et long terme. DRC est présent au Burkina Faso depuis janvier 2013, avec 6 bureaux de terrain (Dori, Kaya, Ouahigouya, Djibo, Gorom Gorom et Dédougou) et 01 bureau pays à Ouagadougou. Le programme de DRC au Burkina Faso se concentre sur le rétablissement et le développement des communautés avec une approche multisectorielle.

Objet

Le/la responsable des ressources humaines et de l’administration a la charge de la mise en œuvre efficace des systèmes permettant la gestion générale du département des ressources humaines et administration à l’échelle du pays. La position doit s’assurer du respect des procédures et des directives de DRC dans le pays ce qui se traduit par des analyses et des plans d’action matérialisés en tâches quotidiennes. La position consiste à se positionner dans un rôle d’appui et/ou de conseil techniques aux opérations. En effet, le/la responsable a la charge de 4 personnes directement et supervise techniquement 6 personnes sur les bureaux terrain.

Responsabilités

Les responsabilités et attentes principales pour ce poste sont :

Management de l’équipe et du département ressources humaines/administration :

• Assurer le management hiérarchique de l’équipe ressources humaines directement placée sous sa responsabilité (y compris la planification des ressources humaines, la gestion quotidienne, le bien-être et le perfectionnement/renforcement de capacités)
• Fournir un soutien technique, des conseils et renforcer les capacités de l’équipe ressources humaines sur les bases terrain de DRC au Burkina Faso
• Conseiller et aider les gestionnaires et responsables sur les questions et préoccupations liées aux ressources humaines et à l’administration.
• Signaler les difficultés au plus tôt et proposer des plans d’action adaptés à mettre en œuvre pour y remédier
• Organiser régulièrement des visites sur les bases de DRC

Recrutement, perfectionnement et planification des ressources humaines

• Assurer la supervision et l’uniformité de la grille des fonctions dans le processus de recrutement.
• Piloter et soutenir les activités de recrutement et de sélection en veillant à ce que le processus de recrutement soit respecté.
• Superviser et veiller à ce que le processus d’intégration soit complet pour l’intégralité des nouvelles arrivées sur la mission en cours terme ou long terme.
• Assurer un pilotage proactif et mensuel des fins de contrat prévisionnelles avec alerte et soutien aux responsables concernés en adéquation avec la stratégie de la mission.
• Collaborer avec l’équipe de management (SMT) à l’élaboration de nouvelles stratégies et initiatives de rétention du personnel.
• Aider les responsables à identifier, recommander et approuver des initiatives d’apprentissage et de perfectionnement pour leurs employés par le biais du catalogue d’apprentissage de DRC.
• Soutenir les activités de développement du personnel individuelle, y compris la promotion du catalogue d’apprentissage de DRC
• Participer aux côtés des responsables à l’élaboration d’un plan de formation annuel qui reflète les priorités stratégiques du pays
• Tenir à jour le plan de recrutement et organigramme cible de la mission avec l’aide du chef d’unité support.

Performance, bien-être et rémunérations et avantages sociaux

• Diriger le processus d’évaluation de la performance du personnel en collaboration avec le management
• Fournir un appui aux responsables sur la conduite des entretiens d’évaluations et de la fixation des objectifs de leur équipe.
• Répondre et gérer de façon proactive le conseil en matière de performance, les griefs des employés et les questions disciplinaires
• Agir en tant que médiateur impartial dans les procédures disciplinaires et veiller à ce qu’il soit administré de manière équitable et juste et qu’il réponde à tous les règlements et exigences juridiques
• Coordonner le processus d’examen annuel de la rémunération et les rajustements
• Identifier et mettre en œuvre les mesures pour le bien être du personnel en collaboration avec le management
• Piloter les processus disciplinaires, agir en tant que médiateur impartial dans les procédures disciplinaires et veiller à ce qu’ils soient menés équitablement et dans le respect de la législation en vigueur
• Effectuer annuellement une étude comparative des offres d’assurances santé de prévoyance afin de s’assurer du meilleur service pour le personnel de DRC

Gestion de la paie

• Assurer la supervision la bonne exécution mensuelle de la paie du personnel sous contrat local, incluant l’acquittement des cotisations sociales et des taxes dans le respect de la législation
• Assurer la supervision la bonne exécution des fins de contrat et le respect de nos obligations
• Assurer la supervision la tenue et la mise à jour des dossiers individuels des salariés dans le respect du cadre établi.
• Assurer la supervision sur la mise à jour des bases de données (Homere et Dynamics)

Politiques et support technique

• Tenir et mettre à jour les manuels des ressources humaines du personnel et administration en fonction des besoins
• Poursuivre de façon proactive l’amélioration continue des processus dans les pratiques liées aux ressources humaines afin d’améliorer la qualité et l’efficacité du département
• Travailler en étroite collaboration avec le bureau régional et siège pour partager l’information et fournir un soutien au besoin.
• Apporter un soutien technique aux chefs de bases et responsables de zone sur les questions RH et légales.
• Piloter le processus d’élection du délégué du personnel et tenir mensuellement des réunions documentées avec ces derniers.
• Participer activement aux audits, fournir dans ce cadre tous les documents requis pour les ressources humaines

Administration

• Superviser le remplissage des formalités obligatoires pour le pays dans le respect du cadre établi (certificat d’enregistrement, visas, etc)
• Coordonner le processus de sortie pour les personnes quittant l’organisation
• Assurer la supervision de la gestion des visas et cartes de séjour
• Assurer la supervision de la gestion des baux et de la gestion administrative des bâtiments en accord avec les procédures de DRC Burkina Faso
• Assurer la supervision des mouvements aériens internes et internationaux
• Assurer la supervision de la gestion des crédits de communication sur la mission
• Assurer la mise à jour et le renouvellement en temps opportun des certificats d’enregistrement des organismes sociaux

Représentation et communication

• Rédiger et diffuser des notes de communication internes
• Participer activement aux instances de coordination et d’information en externe (exemple : FONGIH administration)
• Assurer une veille sur des opportunités de partenariat avec l’externe (exemple : mutualisation staff care)
• Représenter l’organisation auprès des instances internes et externes, sur demande et/ou sur délégation.
• Assurer le lien avec les cabinets juridiques représentant DRC au Burkina Faso

Ethique et conformité

• Se conformer et respecter toutes les procédures (administration, RH, finances, achats et logistique) en vigueur et les conditions actuelles telles que stipulées dans le Code de conduite de DRC et le règlement intérieur régissant le personnel de DRC.
• Faire respecter les procédures en vigueur à DRC ainsi que les prescriptions des bailleurs.
• Gérer les ressources (matérielles et financières) mises à sa disposition pour les activités de son service et en fournir les pièces justificatives à temps.
• Faire preuve de flexibilité afin de répondre à des impératifs et instruction de son superviseur pour des besoins du service à tout moment.
• Exécuter toutes autres tâches en dehors de celles mentionnées ci-dessus demandées par sa hiérarchie et conformes à son domaine de responsabilité.
• Être en relation avec les autres services support dans la recherche d’une meilleure réponse et meilleure utilisation des ressources disponibles.

Qualifications requises

• Expérience progressive de 5 ans au moins dans le domaine concerné dont au moins 3 année à un de responsable ressources humaines ou équivalent
• Au moins trois ans d’expérience en gestion du personnel
• Diplôme universitaire pertinent en ressources humaines et/ou administration et/ou management.
• Expérience de travail dans une (I)ONG et milieu multiculturels
• Excellentes compétences en informatique avec MS Word et Excel
• Capacité à faire preuve de souplesse et d’une approche novatrice en matière de gestion RH.
• Engagement manifeste et bonne compréhension des valeurs et du mandat de DRC et la capacité à les intégrer dans votre travail
• Capacité à travailler dans des environnements de sécurité instables et dans un contexte de gestion à distance
• Expérience de l’utilisation de Homère et Dynamics serait un plus
• Expérience antérieure et connaissance du contexte local en Afrique centrale sont un atout.
• Niveau de Français courant (la maîtrise parfaite de la langue française, à l’écrit ainsi qu’à l’oral, est indispensable).
• Bon niveau d’Anglais exigé (à l’écrit comme à l’oral) attestation à l’appui.

Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devrez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
  • Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
  • Très bonnes aptitudes à la planification et compétences organisationnelles.
  • Compétences avérées en communication (politesse, bonne capacité d’écoute, positive, favorable, claire, ouverture d’esprit, constructive et accessible) à la fois écrite et verbale.
  • Aptitudes au leadership, capacités d’apprendre rapidement et très bonnes aptitudes à s’adapter au changement.
  • Volonté de travailler les heures nécessaires pour respecter les délais et capacités à travailler sous pression.
  • Désir de travailler dans un environnement d’équipe collaboratif et proactif, tout en étant capable de travailler de façon autonome.
  • Aptitude avérée à travailler efficacement avec un minimum de supervision, hiérarchiser les tâches et respecter les délais.
  • Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative.
  • Proactivité avec un authentique esprit d’équipe et de bonne collaboration
  • De bonnes capacités d’organisation du travail et une capacité à travailler sur plusieurs sujets en même temps est un atout
  • Exemplarité et comportement éthique