Responsável da Administração e das Finanças

1. Título da função

Responsável da Administração e das Finanças (RAF)

1. Posicionamento na organização

O/A RAF é membro do Comité de Gestão do Escritorio de Coordenação da SWISSAID na Guiné-Bissau (BuCo-GB). E supervisado/a pelo/a Representante da SWISSAID na Guiné-Bissau (RP). O/A RAF supervisiona o/a Responsável Administrativo e Financeiro Ajunto/a (RAFA) do BuCo-GB e o/a Contabilista do BuCo-GB.

1. Missão

O objectivo da posição é assegurar a eficiência e transparência das operações administrativas e financeiras do BuCo-GB, contribuir para o estabelecimento e manutenção de um ambiente de trabalho seguro e motivador, promover e garantir os princípios e regras da SWISSAID e assim apoiar a implementação e desenvolvimento da Estratégia e Programa da SWISSAID na Guiné-Bissau.

1. Responsabilidades

Principais responsabilidades:

O/A RAF é responsável pela gestão financeira do Programa, a gestão administrativa do BuCo-GB de acordo com as directrizes da SWISSAID. Apoia o pessoal e parceiros da SWISSAID na Guiné-Bissau no planeamento e gestão administrativa e financeira.

Gestão Financeira:

• Gerir as finanças do Programa;
• Organizar, gerir e supervisionar a contabilidade do Programa e dos projectos;
• Desenvolver o orçamento de funcionamento do Programa;
• Assegurar o acompanhamento, controlo e actualização do orçamento de funcionamento do Programa e dos orçamentos dos projectos;
• Organizar a elaboração dos relatórios financeiros periódicos do Programa e dos projectos, revê-los, validá-los e enviá-los para a sede;
• Rever, documentar e validar os relatórios financeiros do projecto;
• Preparar e coordenar auditorias de programas e projectos e assegurar a implementação e acompanhamento das recomendações de auditoria;
• Organizar, realizar (se necessário) e supervisionar a realização de missões de apoio e controlo no domínio financeiro e contabilístico com as organizações parceiras da SWISSAID;
• Organizar, supervisionar, documentar e validar os processos de aquisição de bens e serviços do Programa e dos projectos;
• Definir e controlar as modalidades de pagamento aos fornecedores de bens e serviços do BuCo-GB;
• Organizar e controlar o arquivamento físico e electrónico dos documentos financeiros e contabilísticos do Programa e dos projectos;
• Rever, desenvolver, actualizar e divulgar formulários e modelos de documentos BuCo-GB relacionados com a gestão financeira e contabilística do Programa;
• Rever as directrizes de gestão financeira da SWISSAID, consultar o pessoal sobre as mesmas e propor alterações conforme necessário;
• Assumir as responsabilidades do/da contabilista do BuCo-GB na sua ausência;
• Aconselhar e apoiar o pessoal da BuCo-GB e organizações parceiras na gestão financeira e contabilidade de projectos;
• Aconselhar e apoiar o pessoal das organizações parceiras na preparação de regulamentos e formulários financeiros e contabilísticos;
• Identificar e testar ferramentas (em particular ferramentas informáticas) relacionadas com a gestão financeira e apoiar o seu desenvolvimento, adaptação e utilização no âmbito dos projectos sob a sua responsabilidade e das actividades das organizações parceiras.

Gestão administrativa:

• Organizar e gerir os recursos humanos do Programa, incluindo as seguintes tarefas
  • Elaboração de contratos de trabalho e sua eventual adenda;
  • Elaboração, revisão e actualização dos termos de referência;
  • Actualização do organigrama;
  • Controlo dos montantes e pagamento de salários;
  • Controlo das declarações da segurança social e dos impostos;
  • Gestão de pagamentos antecipados e empréstimos;
  • Verificação e validação dos ficheiros individuais do pessoal do Programa;
  • Organizar e documentar as avaliações do pessoal do Programa;
  • Organização e documentação da formação do pessoal do Programa;
  • Controlo do horário de trabalho;
  • Gestão de ausências.
• Verificar a forma e conformidade das Instruções de Serviço (IS) emitidas pelo/a RP e, se necessário, traduzi-las para português; divulgar as IS junto ao pessoal do BuCo-GB para verificar a sua total compreensão do conteúdo das IS; assegurar o arquivamento das IS.
• Verificar e validar a forma e o conteúdo dos contratos entre o BuCo-GB e fornecedores de bens e serviços para o Programa e projectos;
• Organizar e controlar a gestão da manutenção do equipamento e das infra-estruturas do BuCo-GB;
• Organizar e controlar a gestão dos veículos do BuCo-GB;
• Organizar e supervisionar a gestão do “correio em papel” e da correspondência confidencial;
• Rever, desenvolver, actualizar e divulgar formulários e modelos de documentos BuCo-GB para gestão administrativa;
• Rever as directrizes de gestão administrativa da SWISSAID, consultando o pessoal sobre estas e propondo alterações sempre que necessário;
• Organização e monitorização do inventário BuCo-GB;
• Aconselhar e apoiar o pessoal das organizações parceiras em matéria de inventário;
• Organizar e controlar o arquivamento físico e electrónico dos documentos administrativos do Programa e dos projectos;
• Aconselhar e apoiar o pessoal das organizações parceiras no desenvolvimento de regras e formulários administrativos;
• Identificar e testar ferramentas (em particular ferramentas informáticas) relacionadas com a gestão administrativa e apoiar o seu desenvolvimento, adaptação e utilização no âmbito dos projectos sob a sua responsabilidade e das actividades das organizações parceiras.

Apoio na concepção, implementação e avaliação de projectos:

• Aconselhar o pessoal da BuCo-GB e organizações parceiras sobre o desenvolvimento e monitorização dos orçamentos dos projectos;
• Divulgar e explicar as normas de gestão financeira, contabilística e administrativa da SWISSAID para projectos ao pessoal da BuCo-GB e organizações parceiras;
• Assistir o pessoal e consultores da BuCo-GB e das organizações parceiras na concepção, implementação e capitalização de projectos ou actividades nos domínios administrativo e financeiro (por exemplo, elaboração de planos financeiros, especificações).
• Assistência ao pessoal e consultores da BuCo-GB e das organizações parceiras na concepção, implementação e capitalização de avaliações de projectos nos campos administrativo e financeiro.
• Comunicar imediatamente por escrito ao RP quaisquer anomalias detectadas na gestão dos fundos dos programas e projectos, bem como do pessoal, serviços e bens financiados pelos seus fundos.

Responsabilidades adicionais:

As responsabilidades e tarefas enumeradas abaixo não são exaustivas. Como tal, a RAF pode assumir outras tarefas adicionais relacionadas com o seu nível de competências e experiência e de acordo com as necessidades do BuCo-GB e da SWISSAID. Em particular, o/a assumirá as responsabilidades do/da RAFA do BuCo-GB na sua ausência.

1. Recursos

O/A RAF gere o orçamento atribuído para o funcionamento do Programa.

1. Relações internas e externas

Internamente, o/a RAF faz a ligação com o pessoal da sede da SWISSAID responsável pela administração e finanças. A nível externo, o/a RAF estabelece contactos com parceiros do BuCo-GB e contrapartes relevantes em questões administrativas, financeiras e contabilísticas (por exemplo, consultores, auditores, funcionários governamentais).

1. Local de trabalho

O/A RAF está basedo/a no Gabinete de Coordenação da Swissaid na Guiné-Bissau (BuCo-GB). Poderá ser-lhe pedido que realize missões no terreno na Guiné-Bissau, bem como que participe em actividades noutros países.

1. Educação, experiência profissional e competências exigidas

Educação:

Diploma universitário avançado de uma instituição acreditada em gestão administrativa, financeira e contabilística.

Experiência:

• Pelo menos oito anos de experiência na gestão administrativa, financeira e contabilística de programas e projectos de desenvolvimento.
• A experiência de trabalho deve incluir experiência em organizações internacionais, grandes organizações não governamentais, e de preferência atuando no domínio do desenvolvimento rural. Pelo menos dois anos de experiência na gestão de uma equipa administrativa e financeira seriam uma mais-valia.
• Conhecimento profundo da gestão financeira e dos princípios e instrumentos contabilísticos.
• Experiência comprovada na preparação, acompanhamento e monitorização de auditorias.

Competências técnicas:

• Capacidade de conceber orçamentos de programas e projectos;
• Capacidade de conceber regras e instrumentos administrativos e financeiros;
• Comunicação escrita clara, sucinta e convincente em português e em francês (ou inglês); linguagem altamente profissional, equilibrada e diplomática;
• Proficiência em Excel;
• Experiência e conhecimento da utilização de software especializado de gestão financeira e contabilidade; o conhecimento do software “Banana” seria uma mais-valia;
• Proficiência geral no Microsoft Office, incluindo Teams, e capacidade de aprender rapidamente novas ferramentas digitais;
• O conhecimento e a experiência de sistema de gestão informatizada de veículos será uma vantagem.

Aptidões comportamentais:

• Ouvir os outros de forma atenta, eficaz e activa;
• Ser proactivo/a e reactivo/a;
• Excelente capacidade de resolução de problemas e de organização;
• Excelentes capacidades interpessoais, capazes de comunicar com colegas a todos os níveis, num ambiente de trabalho multicultural;
• Excelentes capacidades de apresentação e comunicação.

Competências transversais:

• Competências de gestão de riscos; Conhecimentos especializados na identificação e avaliação de riscos e responsabilidades relacionados com as actividades da SWISSAID; Capacidade demonstrada para gerir estes riscos, aconselhando a gestão sobre estratégias de prevenção e mitigação;
• Fluência em português; bom nível de francês ou de inglês;
• Conhecimento de Crioulo desejável;
• Capacidade de organizar e facilitar actividades de grupo (reunião, seminário).

9. Outras informações

• Duração do contrato: Contrato de duração indeterminada
• Termos e condições: Contrato local