Secrétaire / Agent d’accueil – H/F

Acteur majeur de l’économie sociale et solidaire, la Croix-Rouge française pilote un réseau de près de 600 établissements et services dans les secteurs de la santé, du médico-social et de la formation.

Sur le seul champ de la formation, la Croix-Rouge française possède 12 Instituts Régionaux de Formation Sanitaire et Sociale qui comptent 70 établissements de formation répartis sur tout le territoire français (métropole et Outre-mer). Ainsi, chaque année 18 000 personnes sont formées à 27 métiers du sanitaire et social par la voie de la formation en temps plein et en alternance, plus de 90 000 stagiaires de la formation professionnelle dans les domaines du sanitaire-social et de la santé-sécurité au travail, et 5000 personnes sont accompagnées dans la voie de la préqualification (découverte d’un métier, remise à niveau, établissement d’un projet professionnel).

Toutes ces structures, au cœur des enjeux de société, développent de nouveaux projets et travaillent à des solutions innovantes. En nous rejoignant, vous contribuerez au développement de nos formations en partageant notre engagement et notre éthique.

Croix-Rouge Compétence Nouvelle-Aquitaine regroupe des offres de formation sur 3 segments d’activité :

• Apprendre un métier : Infirmier, masseur-kinésithérapeute, aide-soignant, auxiliaire de puériculture, ambulancier, secrétaire médical et médico-social, assistant de service social et accompagnant éducatif et social), avec des modalités d’accès diversifiées (Apprentissage – pro A- Initial) ;
• Monter en compétences : actions courtes et actions longues dans le secteur social-médico-social et sanitaire (Formations thématiques / parcours sur mesure/déploiement de marchés publics et privés) ;
• Insertion – Pré qualification : POEC – POEI-Préapprentissage.

Implanté sur 8 sites de formation : Bègles, Pau, Boulazac, Limoges, La Couronne, Poitiers, Brive et Cognac, l’institut forme chaque année plus de 2 100 personnes en formation « métiers » et près de 7 000 professionnels sur la « montée en compétences ».

Croix-Rouge Compétence Nouvelle-Aquitaine connaît un fort développement de l’offre de formation et bénéficie de partenariats actifs sur l’ensemble du territoire néo-Aquitain.

Au sein de la Croix-Rouge Compétence Nouvelle-Aquitaine et plus particulièrement de l’accueil du site de La Couronne (16), vous intervenez dans les différents processus administratifs liés à la formation et vous êtes notamment en charge de l’accueil physique et téléphonique des publics internes et externes :

• Vous assurez une communication adaptée et personnalisée en fonction des publics et êtes garant(e) de la qualité de l’accueil du public. Dans ce cadre, vous êtes en charge de l’accueil direct des visiteurs et de leur orientation. Vous assurez une première information en réponse aux questions et donnez de l’information générale sur les activités de l’Institut (direct, téléphone, affichages, etc.). Vous assurez l’accueil téléphonique et collectez les demandes relatives aux services proposés par l’établissement, vous les identifiez et orientez les interlocuteurs concernés. Vous êtes également en charge de la gestion du courrier (ouverture et transmission, affranchissement) et de la messagerie de l’institut.
• Vous assurez la gestion administrative du secrétariat de l’Institut : rédaction de courriers, notes et formulaires, reproduction et diffusion de documents, mise à jour de tableaux de bords, classement et archivage, élaboration d’outils de suivi, saisies de données, gestion des mailings et bases de données, réalisation de graphiques, statistiques, comptes rendus, création d’outils transférables à l’ensemble des filières de formation dans le respect du Système de Management par la Qualité, etc.
• Vous êtes en charge de la constitution, de la gestion et du suivi de dossiers administratifs divers.
• Vous participez à l’élaboration de supports de communication en réponse aux demandes de l’ensemble des services et dans le respect de la démarche qualité de l’Institut (édition de documents d’informations, plaquettes, affiches, etc.).

Vous travaillez en étroite collaboration avec les différents pôles de la Croix-Rouge Compétence Nouvelle-Aquitaine.

Vous prenez part à la vie institutionnelle de la Croix-Rouge Compétence Nouvelle-Aquitaine et participez aux activités transversales et multi-filières.

Autonome, rigoureux(se) et doté(e) de qualités relationnelles, vous savez travailler en équipe. Vous êtes réactif(ve) et faites preuve d’initiative, d’adaptation et de créativité.

Qualification :

• Niveau Bac professionnel dans le secteur administratif exigé
• BTS administratif souhaité
• Compétences bureautiques exigées
• Une expérience significative sur un poste similaire est exigée

Être capable de :

• Écouter, être disponible et faire preuve de diplomatie
• Faire preuve d’organisation dans la gestion des priorités
• Faire preuve de respect de la confidentialité et de discrétion professionnelle
• Identifier la demande et orienter les publics
• Rendre compte à sa hiérarchie
• Travailler en équipe
• Etre méthodique et rigoureux

Maitriser :

• Les techniques de communication orale et écrite
• La gestion des appels en simultané
• L’utilisation des logiciels de traitement de texte, tableurs, gestion de fichiers
• L’utilisation des logiciels métiers déployés dans la structure
• L’utilisation des outils de communication : TIC
• Les techniques d’organisation, de gestion administrative et de secrétariat
• Les conditions de sélection des étudiants

Merci de nous faire parvenir votre CV accompagné d’une lettre de motivation.