ASISTENTE ADMINISTRATIVO – REACH

Objetivo del trabajo:

El Asistente Administrativo de REACH apoya al equipo de Administración y Recursos Humanos de ACTED en los procesos de convocatorias, contratación de personal, gestión humana, y pagos de honorarios de la Iniciativa REACH, conforme a las políticas y procedimientos de ACTED.

**Cadena de mando

**

Bajo la autoridad de:

• Oficial de Administración y Recursos Humanos ACTED

• Gerente de Operaciones REACH

• Coordinación de País

Gestión de líneas:

• N/A

**Relaciones laborales

**

Internos:

• Departamento de Administración y Recursos Humanos

• Gerencia de Operaciones REACH

• Departamento de Finanzas

• Departamento de Logística

• Cualquier otro Departamento

Externos:

• Candidatos a cargos REACH

• Autoridades Nacionales y Locales.

• Otras ONG

• Partes Interesadas.

• Objetivo General

  · En coordinación con el Departamento de Administración y Recursos Humanos de ACTED, brindar apoyo específico y exclusivo a procesos de selección, contratación, salud ocupacional, nómina, honorarios, y gestión de recursos humanos de proyectos de la Iniciativa REACH.**

  OBJETIVOS ESPECIFICOS

  · Apoyar los procesos de convocatoria y selección de personal REACH;

  · Gestionar los requisitos documentales y de contratación para legalizar la vinculación y permanencia de los empleados y contratistas;

  · Gestionar, en coordinación con el área de finanzas, el pago correcto y oportuno de salarios, honorarios, subsidios y demás obligaciones financieras con el personal vinculado a proyectos REACH;

  · Realizar la gestión documental, revisión, clasificación y archivo de la documentación administrativa y de recursos humanos;

  · Comunicar de manera frecuente, clara y oportuna avances y/o dificultades con procesos administrativos y de recursos humanos;

  · Aportar a los reportes administrativos y de recursos humanos, conforme a instrucciones de ACTED y la gerencia de operaciones REACH;

  · Mantenerse actualizado en torno a las actividades y procesos administrativos y de recursos humanos de la organización;

  · Contribuir a que los procesos administrativos y de recursos humanos para la selección, contratación y pagos de personal, se ajusten a las políticas internas de la organización y la legislación laboral colombiana;

  · Apoyar en planificación y puesta en marcha de iniciativas de salud ocupacional;

  · Realizar cualquier otra actividad administrativa para proyectos REACH que le sea asignada.

  DEBERES Y RESPONSABILIDADES

  Convocatorias y selección de personal

  • Apoyar con la elaboración de términos de referencia y pruebas técnicas para cargos REACH;

  • Coordinar con el área de recursos humanos la publicación de vacantes en portales de empleo;

  • Participar en la revisión de aplicaciones, y elaboración de listas cortas con base en criterios técnicos, meritocráticos y programático definidos por los equipos de operaciones y evaluación REACH;

  • Gestionar con los candidatos y el panel de selección los espacios y metodología para entrevistas;

  • Participar en paneles de selección, y proveer retroalimentación sobre el desempeño de los candidatos en las entrevistas y pruebas técnicas;

  • Realizar verificación de referencias y experiencia profesional de los candidatos más opciones.

  Contratación.
  * Extender ofertas de empleo a los seleccionados, indicando los requisitos en materia de documentación y tiempos;

  • Responder a solicitudes de información de los candidatos sobre condiciones de contratación, y requisitos administrativos para la vinculación;

  • Revisar las cuentas de cobro recibidas, cerciorándose que el candidato cuenta con la documentación requerida;

  • Interactuar con la Oficial de Administración y Recursos Humanos para que los contratos laborales y/o de prestación de servicios surtan los procesos administrativos internos de revisión y firmas de aprobación.

  • Gestionar en coordinación con la Oficial de Recursos Humanos ACTED y la Gerencia de Operaciones REACH las sesiones de bienvenida e inducción.

  • Conocimientos en gestión de seguridad y salud en el trabajo.

  Pagos
  * Solicitar cuentas de cobro, con lista de documentación de soporte requerida (seguridad social, formatos específicos y firmas);

  • Revisar la documentación de cuentas de cobro, e interactuar con el personal en caso de requerirse correcciones;

  • Comunicar a la Oficial de Administración y Recursos Humanos ACTED el estado de avance con cuentas de cobro;

  • Actuar como punto focal ante preguntas de empleados REACH relacionados con sus pagos de honorarios, salarios y beneficios;

  • Hacer seguimiento a los procesos de validación, firmas y aprobación de pagos de la Iniciativa REACH, asegurando que estos se realizan a la mayor brevedad.

  Comunicación interna
  * Generar una dinámica de trabajo armónica, respetuosa y eficiente con el equipo de FLATS de ACTED para lograr la mejor ejecución de los procesos administrativos y de recursos humanos;

  • Monitorear de manera constante los avances en los procesos de contratación y de pagos, y generar alertas cuando se prevean demoras o dificultades que puedan llegar a afectar la ejecución de los proyectos REACH;

  • Proponer de manera ágil y proactiva, respuestas y soluciones a barreras en los procesos de contratación de personal y pagos

  Otros:
  * Apoyo a los departamentos de Finanzas y Logística ACTED, en tareas relacionadas con proyectos REACH, previa consulta con la Gerencia de Operaciones.

  • Gestión documental y de archivo.

  • Apoyar a la gestión de los procedimientos de ACTED (reglamento interno, Código de Conducta) y de las normas nacionales (seguridad y salud en el trabajo);

  HABILIDADES INTERPERSONALES:

  • Amabilidad, aceptación y solidaridad • Empatía • Escucha activa • Respeto

  COMPETENCIAS

  • Dinamismo • Trabajo en equipo • Responsabilidad • Compromiso

  • Orientado a los resultados • Transparencia.

  PERFIL PROFESIONAL/REQUISITOS**
  * Educación técnica, tecnológica o profesional, en administración en seguridad y salud en el trabajo, administración de empresas, gestión de talento humano, y demás carreras afines. Recién egresado/a**

  **
  * Mínimo un (1) año de experiencia en procesos de selección de personal, contratación, revisiones de honorarios, y salud ocupacional.

  • Experiencia en gestión de recursos humanos con organizaciones del sector social y humanitario será vista favorablemente;**