ASISTENTE DE LOGISTICA – REACH

Objetivo del trabajo

El Asistente de Logística REACH apoya al equipo logístico de ACTED en los procesos de cotización, compra, documentación y gestión de bienes y servicios requeridos para la implementación de proyectos de la Iniciativa REACH, conforme a las políticas y procedimientos logísticos de ACTED.

Cadena de mando

Bajo la autoridad de:

• Oficial de logística ACTED

• Gerente de Logística ACTED

• Gerente de Operaciones REACH

• Coordinación de País

Gestión de líneas:

• N/A

Relaciones laborales

Internos:

• Departamento de Logística

• Gerencia de Operaciones REACH

• Departamento de Finanzas

• Departamento de Administración & Recursos humanos

• Cualquier otro Departamento

Externos:

• Proveedores

• Autoridades locales

• Otras ONG

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Objetivo General

· En coordinación con el Departamento de Logística de ACTED, brindar apoyo específico y exclusivo a los procesos de compras, contratación de bienes y servicios, y gestión de inventario de los proyectos de la Iniciativa REACH.**

OBJETIVOS ESPECIFICOS

· Realizar cotizaciones, estudios de mercado, y levantamiento de expedientes de compra, según lineamientos del supervisor/a directo/a y las políticas de compras de ACTED;

· Coordinar con el equipo logístico de ACTED y proveedores la gestión de servicios de transporte, hospedaje y compra de bienes y servicios;

· Comunicar de manera frecuente, clara y proactiva avances y/o dificultades con procesos logísticos, y de contratación de bienes y servicios;

· Aportar a los reportes logísticos conforme a instrucciones del área logística ACTED y la gerencia de operaciones REACH;

· Contribuir a la correcta gestión del inventario de insumos y bienes de la Iniciativa REACH;

· Mantenerse actualizado en torno a las actividades y procesos logísticos de la organización;

· Garantizar que los procesos logísticos en los que participe cumplen con los estándares y requerimientos logísticos institucionales;

· Realizar cualquier otra actividad logística, administrativa, de gestión documental, inventario y/o financiera de proyectos REACH que le sean asignadas.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES

Compras

• Apoyar al área logística de ACTED con procesos de compras para proyectos REACH, incluyendo la elaboración de órdenes de compra, obtención de cotizaciones y redacción de memos y contratos para revisión/ firma del supervisor/a directa;

• Asegurarse de seguir los procedimientos de compras según el escenario respectivo y las políticas de ACTED;

• Actuar como punto focal con proveedores de bienes y servicios contratados por la Iniciativa REACH

• Garantizar que la documentación sobre adquisiciones se realice y archive de acuerdo con los procedimientos de ACTED;

• Hacer seguimiento a los procesos de validación, firmas y aprobación de compras de la Iniciativa REACH, asegurando que las compras y registros pasan entre los equipos logísticos, de finanzas y nivel de coordinación.

Gestión del inventario

En coordinación con el Oficial de Logística ACTED, y con dedicación exclusiva a la Iniciativa REACH:

• Apoyo con la gestión y mantenimiento de los inventarios;

• Contribuir a los procedimientos de recepción y envío de bienes;

• Usar y mantener el formato de inventario y realizar un inventario físico mensual;

• Asegurarse que los equipos de REACH usan correctamente los formatos de inventario.

Gestión de los Activos

• Elaboración y control de la lista de activos;

• Elaboración y seguimiento de las comunicaciones;

• Gestionar procesos de ingreso y salida de activos;

• Comprobar que cada uno de los activos está debidamente registrado y archivado;

• Asegurarse de tener activos disponibles y en buen estado para cada misión de la Iniciativa REACH

Reportes

• Reportar novedades de manera pronta, clara y proactiva al Oficial de Logística ACTED y la Gerencia de Operaciones REACH;

• Participar semanalmente en la reunión de coordinación logística de ACTED/REACH

• Preparar reportes sobre avances en procesos logísticos, conforme a la información y tiempos indicados por el supervisor/a directo.

Transportes

• Apoyar el proceso de planeación logística de desplazamientos en terreno, por medio de revisión de medios de transporte y proveedores de servicios disponibles;

• En coordinación con ACTED, gestionar la reserva y compra de vuelos, servicios de transporte terrestre y fluvial para proyectos de la Iniciativa REACH;

• En coordinación con la Gerencia de Operaciones REACH, apoyar con la gestión y seguimiento de los vehículos y desplazamientos en misiones de terreno.

Comunicación interna

• Generar una dinámica de trabajo armónica, respetuosa y eficiente con el equipo de FLATS de ACTED para lograr la mejor ejecución de los procesos logísticos;

• Monitorear de manera constante los avances en los procesos logísticos, y generar alertas cuando se prevean demoras o dificultades que puedan llegar a afectar la ejecución de los proyectos REACH;

• Proponer de manera ágil y proactiva, respuestas y soluciones a barreras en los procesos logísticos y en el cumplimiento a requerimientos de compras y contratación de servicios de la Iniciativa REACH.

Habilidades interpersonales

· Amabilidad, aceptación y solidaridad • Empatía • Escucha activa • Respeto

Competencias:

· Dinamismo • Trabajo en equipo • Responsabilidad • Compromiso

· Orientado a los resultados • Transparencia.

PERFIL PROFESIONAL/REQUISITOS

· Educación técnica, tecnológica o profesional, recién egresado en administración logística, administración de empresas, o carreras afines. **

· Mínimo un (1) año de experiencia en procesos logísticos, cotizaciones, compras, contratación de proveedores de bienes y servicios, y manejo de inventarios;

· Experiencia en gestión logística con organizaciones del sector social y humanitario será vista favorablemente;**

· Deseable conocimiento de proveedores logísticos, de transporte y hospedaje en diversas regiones del país**.**

CONDICIONES CONTRACTUALES:

• Contrato por prestación de servicios por tres meses con posibilidad de renovación.

• Afiliaciones a seguridad social como cotizante independiente al régimen contributivo.

• El pago de seguridad social es bajo responsabilidad del contratista, el ingreso base de cotización a seguridad social es del 40% del total de sus ingresos mensuales.

• Trabajo 100% presencial y viajes a regiones.

• Ciudad – Bogotá.

• Honorarios aproximados de $2.000.000 hasta $2.300.000 COP dependiendo de su experiencia.

• Todo candidato/a debe contar con permiso válido para trabajar en Colombia y su renovación no dependerá del vínculo con la organización.