Assistant(e) au Registry

Background

Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Le Programme des Nations unies pour le développement (PNUD) est un programme institutionnalisé des Nations unies ayant pour objectif d’apporter un soutien aux pays en développement, mais aussi de stimuler et d’organiser l’aide qui leur est apportée. Le financement et la coordination sont au cœur des activités du PNUD. Son action vise non seulement à éradiquer la pauvreté, mais également à réduire les inégalités et l’exclusion.

Sous la supervision générale du Chargé des Operations (OM), et la supervision journalière du Chef de l’Unité TIC, l’Assistante Administratif au Registry travaille en collaboration avec les Opérations, le Programme, différents projets et Agences du Système des Nations Unies dans la distribution de courrier et la diffusion d’information.

Il/Elle fait preuve d’une approche axée sur le client, de tact et de la capacité de travailler avec des personnes de différentes origines nationales et culturelles.

Duties And Responsibilities

• Maintenance du système d’enregistrement ;
• Gestion efficace du courrier ;
• Recouvrement des coûts pour les services de la valise diplomatique.
• Assurer la maintenance du système d’enregistrement du courrier entrant /sortant en vue de la réalisation des résultats suivants :
• Mise en place et maintenance du système de classement du bureau conformément au système de classement global du PNUD.
• Ouverture de nouveaux dossiers thématiques selon les besoins et élimination des anciens dossiers conformément au calendrier de conservation établi.
• Maintenance des archives, en s’assurant que les dossiers sont correctement stockés et accessibles ; conservation des documents en toute sécurité.
• Fourniture de photocopies de documents provenant des dossiers confidentiels du registre, à la demande du personnel.
• Aide à la collecte de documents de référence et d’information à partir des dossiers du registre.
• Mise en place et entretien d’un système d’enregistrement des mouvements de dossiers au sein du bureau ; entretien des fichiers de circulation et de lecture du bureau.
• Préparation de la correspondance et des rapports relatifs aux activités du greffe.
• Supervision du personnel de soutien du greffe.
• Participation à la création et à la maintenance d’un système de registres/archives électroniques en étroite collaboration avec le personnel des TIC.
• Assurer la réception, le dépouillement, la préparation et l’expédition des Valises Diplomatiques (New York, Genève, Vienne, Copenhague).
• Assurer la réception, le dépouillement, la Codification et l’enregistrement du courrier ordinaire, fax, messagerie électronique et autres documents destinés au Bureau du PNUD.
• Veiller à assurer la réception et le dépouillement du courrier destiné aux Agences du Système des Nations Unies arrivé par la poste.
• Veiller à assurer la réception et la distribution des journaux et autres revues périodiques par le Commis au Registry.
• Procéder à la répartition des frais d’expédition du courrier et des frais postaux entre les Agences et les Projets des Nations Unies.
• Veiller à la préparation des requêtes de paiement de factures des services rendus par les prestataires. Assister les Finances en procédant au Paiement dans ATLAS des services prestés par les maisons d’expédition des courriers du Bureau.
• Assister les Finances dans le paiement de facture de communications officielles du Bureau.
• Fournir une assistance en matière de formation sur les procédures et règles relatives à la gestion des documents et archivage.
• Procéder à l’archivage électronique des documents reçus sur support papier.
• Retrait et triage du courrier postal.
• Distribution des chèques des pensionnés.
• Véhiculer les informations diverses au PNUD et aux autres Agences du système des Nations Unies.
• Expédition des documents et correspondances à la Caisse de Pension du Système des Nations Unies.
• Assurer une gestion efficace du courrier en vue de la réalisation des résultats suivants :
• Réception, enregistrement, codage et transmission des télécopies, lettres et autres correspondances entrantes au département/unité/officier approprié.
• Enregistrement et envoi des communications sortantes, y compris la valise diplomatique, et distribution de suivi. Préparer les formulaires de résumé des pièces jointes et les documents nécessaires et tenir le dossier des pochettes reçues pour s’assurer que toutes les pochettes sont comptabilisées.
• Assurer le recouvrement des coûts de l’exploitation de la valise diplomatique ‘’Pouch’’ en vue de l’atteinte des résultats suivants :
• Un calcul au prorata et une facturation appropriée des agences utilisatrices de ses services.
• Classement des dossiers et exécuter toutes autres tâches administratives ponctuelles qui pourraient être confiées par le Superviseur.

Competencies

Core

• Achieve Results: LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
• Think Innovatively: LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements
• Learn Continuously: LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
• Adapt with Agility: LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible
• Act with Determination: LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
• Engage and Partner: LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
• Enable Diversity and Inclusion: LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination.

Cross-Functional & Technical competencies

Digital & Innovation

Facilitation of digital innovation

Ability to facilitate groups and individuals through a digital innovation process

Ethics

Ethics Education and Training

Ability to provide education and training on ethics, values, and standards and promote staff awareness of ethical behaviour and ethical decision making;

Business Direction & Strategy

Effective Decision Making Ability to take decisions in a timely and efficient manner in line with one’s authority, area of expertise and resources

Business Development Knowledge Generation Ability to research and turn information into useful knowledge, relevant for content, or responsive to a stated need

Education

Required Skills and Experience

• Un Diplôme d’enseignement secondaire est requis ou
• Un Diplôme de premier cycle universitaire en gestion administrative, ou Diplôme de documentaliste sera considéré mais n’est pas un requis

Experience

• Au moins quatre (04) ans d’expérience (avec le diplôme d’enseignement secondaire) ou 1 ans (avec le diplôme de premier cycle universitaire), dans les fonctions de documentaliste d’une organisation de bonne réputation ou au sein d’une administration publique est requis ;
• Maitrise des techniques d’archivage électronique est souhaitée mais pas requis ;
• Bonne connaissance de l’outil informatique notamment les logiciels commerciaux couramment utilisés est souhaitée ;
• Avoir une bonne connaissance des procédures du Système des Nations Unies est un atout ;
• Excellente maîtrise du Français parlé et écrit ;
• La connaissance professionnelle de l’anglais sera considérée comme un atout.

Please note that continuance of appointment beyond the initial 12 months is contingent upon the successful completion of a probationary period.

Disclaimer

Important information for US Permanent Residents (‘Green Card’ holders)

Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment.

UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.

Applicant Information About UNDP Rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Non-discrimination

UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.

UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.