Oficial de finanzas y administración

Base: Colombia o Venezuela

Objetivo de la posición: Coordinar y asegurar que las relaciones con las copartes a nivel de procesos de valoración, seguimiento, y cierre de relaciones sigan un proceso transparente siguiendo el marco de nuestras políticas institucionales y garantizar que los procesos contables, administrativos, financieros, monitoreo y compliance (cumplimiento) de nuestras organizaciones socias cumplan con los estándares internos, requerimientos del donante y la legislación del país

Funciones principales

Monitoreo externo

• Preparar los contratos (MOU) de acuerdo al presupuesto aprobado para cada coparte, planificar las actividades y tiempos del proyecto.
• Preparar y gestionar con las copartes la entrega de la información financiera que éstas deberán rendir mensualmente teniendo en cuenta los lineamientos y requerimientos de la organización y del donante.
• Asegurar el flujo de información de seguimiento al presupuesto asignado a la implementación de los proyectos en Venezuela, a diferentes referentes como el equipo administrativo financiero, los coordinadores de proyectos, la Business Manager, y otros en el área administración y finanzas de las organizaciones sociales nacionales e internacionales.
• Liderar el seguimiento administrativo y financiero de las organizaciones socias en la ejecución de los presupuestos asignados, de acuerdo a los criterios de rendición de cuentas de la organización y/o donantes, realizando la revisión de informes, visitas a copartes y reportes de resultados a la coparte, liderando con las organizaciones sociales reuniones de valoración de ejecución, previsión presupuetal y de revisión de los informes periódicos.
• Enviar mensualmente a la Coordinación financiera regional la recopilación de informes de las copartes luego de su respectiva revisión y consolidación de soportes.
• Llevar el control de solicitudes de pago, en función de los seguimientos de los reportes financieros y seguimiento presupuestario mensual de fondos.
• Preparar relación de pagos a copartes de acuerdo a las fechas establecidas en los contratos y calendario de pagos y asegura el envío oportuno a la coordinación regional de finanzas. Dar seguimiento a los pagos realizados para ser enviados a las copartes.
• Monitoreo interno
• A nivel financiero, verificar presupuestos, elegibilidad de gastos, correcta codificación y monitoreo financiero para desembolsos, y recopilar la información de planificación y ejecución de gastos para reportes internos trimestrales a través del sistema contable y financiero de país y su adecuación con el sistema de informes SAP regional y de donante.
• A nivel administrativo, dar seguimiento a la implementación de proyecto, en sus variables internas y con terceros (copartes); asegurando que las organizaciones socias cuentan con valoraciones administrativas iniciales, dando seguimiento a reportes y consolidación de los mismos, y aplicando los principios de asociación y de rendición de cuentas de la organización al momento de relacionarse con distintos socios.
• Asegurar la coordinación necesaria con los equipos técnicos y soportes a los proyectos, velando que se apliquen todos los procedimientos administrativos, financieros y logísticos adecuados para el desarrollo de los proyectos asignados a su cargo, dando cumplimiento a los procedimientos internos de la organización y de los donantes.

Gestión de sistema interno

• Verificar todos los documentos para pagos, facturas, documentos equivalentes y demás soportes, siguiendo los requerimientos legales de país, y de los donantes y asegurar la digitalización de todos los justificantes.
• Colaborar a subir periódicamente al sistema SAP toda la información financiera y de presupuestos y de copartes.
• Establecer y revisar las justificaciones de movimientos financieros de los presupuestos asignados con el fin de comprobar la observancia de los procedimientos y la legalidad de los soportes y de garantizar el cumplimiento de la política interna de seguridad financiera (dietas, viajes, anticipos) u otros requerimientos establecidos por las políticas de la organización.
• Reporte y auditorias
• Preparar los insumos necesarios para la preparación de los informes financieros a donantes que se consolidarán posteriormente por parte de la Business Manager según los requerimientos, anexos y cronogramas internos y/o externos establecidos.
• Ser referente para auditorías y garantizar la preparación necesaria siguiendo los marcos establecidos por los distintos donantes, acompañando el proceso a nivel de país para dar respuestas a las observaciones emitidas por las firmas de auditoría y sus posteriores subsanaciones.
• Asegurar que el ciclo de gestión documental asociada a los proyectos a su cargo se cumpla, tanto en cuanto documentación física como electrónica.

Logística

• Solicitar al oficial de logística el inicio de los procesos de compras (de acuerdo a la planificación estipulada en los proyectos) y dar seguimiento su cumplimiento.
• Apoyar al Oficial Logístico en la selección de proveedores a través de su participación en el comité de selección.
• Apoyar a las copartes con los procedimientos de compras.
• Dar seguimiento a las gestiones de hospedaje y traslados internos y de visitas, y realizar los pagos desde caja menor de ser necesario.
• Puede ser designada como administradora del fondo de efectivo de caja menor, encargándose de la gestión diaria de la misma, de su custodia y control, y de la realización de arqueos como mínimo a final de mes. Controlar permanentemente los anticipos entregados para que sean legalizados oportunamente. Realizar el reembolso de caja, velando que todos los gastos estén soportados adecuadamente.

Otros

• Velar por el cumplimiento y coherencia de los procesos financieros, administrativos, logísticos enmarcados en las actividades que desarrollen los distintos proyectos
• Asegurar en todo momento una comunicación fluida con las diferentes colaboradoras dentro de la organización y con las diferentes socias.
• Velar por la aplicación de los principios y valores defendidos por la organización y sus socios, y promover el cumplimiento del código de conducta internoy de las organizaciones socias.
• Comprensión y compromiso de adhesión a los principios de equidad, diversidad, género, protección de la infancia, y salud y bienestar de las personas del equipo.
• Aplicar un enfoque basado en los derechos humanos con un compromiso activo para que los derechos de las mujeres estén en el centro del quehacer institucional.
• Realizar todas las funciones relacionadas al cargo delegadas por su gerente en lo relacionado con la gestión financiera y compliance en el país.

Requerimientos del puesto

Esenciales

• Formación universitaria en el ámbito financiero
• Formación técnica en gestión y seguimiento de proyectos a nivel financiero y de administración si es posible haciendo seguimiento a organizaciones locales. Se valorarán conocimientos de contabilidad o ramas afines.
• Experiencia administrativa/financiera de al menos 3 años en ONG´s. Valorable organizaciones internacionales en contextos humanitarios.
• Habilidades en el trabajo de acompañamiento y aprendizaje para el trabajo con organizaciones sociales. Con experiencia de trabajo en equipos con distintos niveles de aprendizaje.
• Conocimientos de software contable de preferencia SAP u otros sistemas contables similares para seguimiento contable financiero.
• Buenas habilidades numéricas y uso del Excel
• Dominio de herramientas informáticas (Office, Internet)
• Experiencia demostrada seguimiento, monitoreo, compliance de proyectos y la gestión documental.
• Nivel alto de español.
• Disponibilidad para viajar y realizar salidas periódicas a nivel nacional.

Deseables

• Conocimientos o trabajo previo en Venezuela
• Habilidades de comunicación y formación
• Nivel básico de inglés
• Atributos clave:
• Sensibilidad demostrable ante las diferencias culturales y el género, así como el compromiso con la igualdad de oportunidades
• Apertura y voluntad demostrables en aprender sobre la aplicación de los derechos de las mujeres, la diversidad y la transversalización de género en todos los aspectos del trabajo de desarrollo.
• Compromiso con las políticas de Safeguarding de la organización para garantizar que todas las personas que entren en contacto con la organización estén y se sientan lo más seguras posible.
• Sensibilidad y apropiación de valores, refuerzo de colaboración con las Organizaciones
• Transparencia – Asumimos la responsabilidad de nuestros actos y nos comprometemos a rendir cuentas. También trabajamos para que otras instituciones, personas y organizaciones actúen de forma transparente.
• Empoderamiento – Todas las personas deben sentir que pueden lograr cambios, tanto nuestro personal y quienes nos apoyan, como las personas que viven en la pobreza.
• Inclusión – Reconocemos la diversidad y trabajamos por la igualdad de oportunidades. Creemos que todas las personas tienen algo que aportar, independientemente de las diferencias.

Fecha de inicio estimada: Noviembre 2022

Tipo de contrato: Definido / Posición nacional

Base: De preferencia Venezuela o Colombia con 70% de viajes a Venezuela, siempre y cuando la persona sea residente colombiano o tenga premiso laboral para trabajar en Colombia