Creative Associates International
ANTECEDENTES
Creative Associates International Inc. es una empresa de servicios profesionales dinámica y de rápido crecimiento que se especializa en el desarrollo internacional en las áreas de educación, transiciones democráticas y estabilización en entornos posteriores a conflictos. Con sede en Washington, DC, la firma tiene una presencia de campo en 30 países en todo el mundo con una cartera sólida y diversa que incluye contratos globales con la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID) y el Departamento de Estado de los Estados Unidos. Creative se ha ganado una sólida reputación entre sus clientes en todo el mundo y es bien considerada por competidores y socios por igual.
DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA
En estrecha coordinación con USAID, el programa contribuirá a los esfuerzos del gobierno de los Estados Unidos para abordar las causas fundamentales de la migración irregular desde Guatemala, Honduras y El Salvador, incluido el aumento de la resiliencia comunitaria e institucional.
RESUMEN DE LA POSICIÓN
El Oficial de Operaciones desempeñará una amplia gama de funciones de gestión y administración de la oficina. Proporcionarán servicios de personal oportunos y garantizarán operaciones de oficina eficientes.
INFORMES Y SUPERVISIÓN
Esta posición reporta al Gerente de Operaciones (OM) y proporciona supervisión a Piloto(s), Enfermera y Anfitrión(a) de Servicio.
Responsibilities
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
- Apoya al OM con la supervisión y gestión de todas las operaciones, incluidas, entre otras, la administración de la oficina, la logística y el presupuesto.
- Dirigir la gestión y el mantenimiento diario de la oficina de Guatemala, así como ayudar con la administración de la oficina, logística, inventario y otras tareas relacionadas.
- Proporcionar supervisión de los pilotos, enfermeras y anfitriones de servicio de la oficina.
- Asegúrese de que todas las solicitudes administrativas y de oficina y las solicitudes de pago se presenten de manera oportuna.
- Asigne y realice un seguimiento de todo el inventario del proyecto.
- Mantener un sistema funcional y eficiente para asignar conductores, programar viajes y mantener vehículos.
- Desarrollar y mantener registros del paradero diario del personal,
- Asegura la gestión adecuada de la oficina y los protocolos de comunicación.
- Ayuda a ordenar suministros según sea necesario.
- Gestión de vehículos: Coordinar, mantener y administrar la flota de oficinas y el uso eficiente de los vehículos del proyecto y otros servicios de transporte en apoyo de los objetivos del programa.
- Arreglos de viaje: Coordinar los arreglos de viaje para el personal del programa y los visitantes / STA que viajan al campo según lo solicitado, incluidos los vuelos, el hotel, el transporte local y la recogida / devolución en el aeropuerto.
- Administra la caja chica y el acceso a la oficina.
- Proporcionar apoyo en todos los eventos de la oficina y la logística.
- Realizar otras tareas según lo asignado.
HABILIDADES Y CALIFICACIONES REQUERIDAS
- Se requiere diploma de escuela secundaria. Licenciatura en el campo relevante o calificación profesional altamente deseada.
- Debe tener 4 años de experiencia laboral general y más de 2 años de experiencia en operaciones específicas requeridas. Fuertes habilidades de organización y comunicación.
- Dominio práctico del inglés escrito y oral.
- Se requiere fluidez en español.
- Buena comunicación y habilidades interpersonales para tratar con una clientela y personal diversos.
- Comportamiento cortés y profesional con experiencia brindando servicio al cliente.
- Experiencia en la organización y presentación de información.
- Atención al detalle y capacidad para hacer un seguimiento de las tareas hasta su finalización.
- Competente en aplicaciones de Microsoft, incluyendo Word, Excel y Outlook.
- Flexibilidad y capacidad para trabajar en un entorno ocupado.
- Debe tener autorización de trabajo existente para Guatemala.
PI193818374