OPERATIONS MANAGER HAITI

Contexte de l’organisation

Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une ONG internationale qui soutient les travailleurs humanitaires en mettant en place des plateformes de coordination de la sécurité dans des contextes d’insécurité. INSO fournit aux ONG enregistrées une gamme de services gratuits, notamment le suivi des incidents en temps réel, des rapports analytiques, des données et des cartes relatives à la sécurité, un soutien à la gestion des crises, des orientations et des formations du personnel.

Les services INSO aident les ONG dans leurs responsabilités quotidiennes de gestion des risques et améliorent leur connaissance globale de la situation pour soutenir les décisions d’accès humanitaire fondées sur des données factuelles.

INSO fournit un soutien quotidien à plus de 1 000 ONG opérant dans 17 pays et a acquis une solide réputation pour ses performances, ses principes et son professionnalisme.

INSO est enregistrée aux Pays-Bas et son siège est basé à La Haye.

La mission INSO Haïti :

Depuis 2019, la communauté des ONG en Haïti a exprimé son intérêt de recevoir le soutien d’INSO en raison des contraintes de sécurité et d’accès résultant des cycles récurrents de catastrophes naturelles, d’instabilité politique et de criminalité violente. La phase de démarrage est lancée.

Nous recherchons maintenant une personne expérimentée pour rejoindre l’équipe et participer activement au lancement de la plateforme INSO. L’**Operations Manager (OM)** sera basé à Port-Au-Prince et mobile sur l’ensemble des régions couvertes par INSO en Haïti.

Résumé des fonctions

Sous la responsabilité et supervision directe du CD – Country Director – de INSO Haïti, et sous la supervision et sur les conseils du directeur des opérations (basé au siège) « l’Operations Manager (OM) », sera responsable de la bonne exécution de toutes les fonctions « Opérations et support » (gestion des ressources humaines, suivi juridique, logistique, approvisionnement, sureté et sécurité) au niveau du bureau pays, en conformité avec les règlements d’INSO et ceux des donateurs.

Principales responsabilités (liste non-exhaustive)

Gestion des Ressources Humaines

• Il/Elle procède à la mise en œuvre et au suivi de la gestion administrative et RH de l’ensemble du personnel d’INSO en s’assurant du respect des procédures et des réglementations RH (nationales et internationales) d’INSO au niveau du bureau pays.
• Il/Elle contrôle régulièrement le droit national du travail et propose au Country Director (CD) des modifications des règles internes en cas de besoin.

Aspect Juridique et de Conformité

• S’assurer que tous les documents juridiques et réglementaires nécessaires (enregistrement d’INSO et autres) sont déposés en temps opportun au nom d’INSO auprès des autorités nationales
• Il/Elle développe et supervise les systèmes de contrôle pour prévenir ou traiter les violations des directives juridiques et des politiques internes, et évaluer l’efficacité des contrôles pour les améliorer continuellement.
• Il/Elle est en charge d’obtenir des visas, des permis de travail et de résidence au besoin, au nom du personnel d’INSO.
• Il/Elle contrôle le respect des codes fiscaux nationaux et veille au respect des exigences légales locales en matière de rapports annuels exigés par les autorités.

Gestion des installations et des biens

• Il/Elle gère l’ensemble des tâches de gestion des installations pour le bureau pays en veillant à la fourniture efficace de services fonctionnels et de soutien.
• Il/Elle prépare et accompagne tous les baux et contrats des bureaux pays, avec les fournisseurs (bureaux, services publics, véhicules, sécurité, etc.), les propriétaires et les prestataires.
• Il/Elle équipe et entretient toutes les installations, les équipements et les véhicules d’INSO conformément à la norme requise.
• Il/Elle établit et supervise les registres centraux des actifs pour les bureaux pays et veille à la mise en œuvre complète et au respect de toutes les réglementations en matière de gestion des actifs.

Approvisionnement et logistique

• Il/Elle supervise la mise en œuvre complète des processus d’approvisionnement décrites dans les règlements internes et les procédures opérationnelles d’INSO ainsi que les règlements des donateurs.
• Il/Elle gère et entretient les accords contractuels et les relations avec les fournisseurs/sous-traitants et tous les fournisseurs de services.
• Il/Elle contribue aux rapports des donateurs dans le domaine de la gestion des actifs, de la logistique et de l’approvisionnement.
• Il/Elle dirige le suivi et la vérification des achats logistiques et de l’approvisionnement.
• Il/Elle veille à ce que tous les membres du personnel soient au courant de leurs rôles et responsabilités en matière d’approvisionnement.

Sûreté et sécurité

• Il/Elle sert de point de contact principal du Global Safety Manager en ce qui concerne les progrès, le suivi et la communication des conclusions et recommandations de l’audit de sécurité. En coordination avec le Global Safety Manager.
• Il/Elle s’assure que les délais de mise à jour du Plan de Sécurité Pays (CSP)/Plan de Sécurité des Bureaux extérieurs (FOSP) et de l’Évaluation des Risques de Sécurité (SRA) sont respectés.
• Il/Elle s’assure de la mise en place des normes et procédures concernant la gestion des extincteurs, des kits de survie et kits de secours.
• Il/Elle s’assure que les mesures appropriées sont prises pour protéger les installations et les véhicules d’INSO suivant les procédures de sécurité et de protection internes.

Exigences du poste

• Français et Anglais courants (écrit et parlé).
• Diplôme de niveau BAC+3 (ou équivalent) dans un domaine pertinent et délivré par un établissement universitaire reconnu.
• Au moins 5 ans d’expérience professionnelle progressive en matiere de « support – opérations ».
• Au moins 2 ans d’expérience dans une ONG ou une organisation internationale.
• Forte motivation, capacité à résoudre les problèmes et esprit stratégique, capacité à gérer de multiples priorités et à respecter des échéances
• Maîtrise des programmes MS Office et expérience de la gestion de bases de données.

Caractéristiques souhaitées

• Expérience ou connaissance préalable de la logistique et de l’approvisionnement.
• Connaissance générale des règlements sur l’approvisionnement des bailleurs de fond.
• Connaissance d’INSO et affinité avec sa mission et son mandat.
• Expérience en tant qu’utilisateur ou administrateur de SGRH (Systèmes de gestion RH)
• Une expérience préalable sur le terrain dans un poste similaire dans un pays de la zone « Amérique Latine et Caraïbes » pourra être appréciée.

Compétences personnelles clés

• Une bonne écoute ;
• Un bon communiquant ;
• Excellent esprit d’analyse ;
• Esprit d’équipe ;
• Excellentes aptitudes en relations interpersonnelles ;
• Un bon manager et coach.

Termes et conditions :

Contrat de 12 mois. Salaire mensuel de 4550€ par mois, 4 jours calendaires de congés annuels par mois travaillé, 7 jours de R&R tous les 2 mois avec une indemnité de compensation des frais de voyage de 1 250€, hébergement, couverture médicale globale (États-Unis exclus) et assurance vie comprises.

Politique de protection et recrutement :

INSO s’engage pleinement à recruter, sélectionner et contrôler en toute sécurité tous les nouveaux membres du personnel, administrateurs et bénévoles potentiels. Nous assurerons le respect rigoureux de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.