Gerente de Servicios de Soporte

El Consejo Danés para Refugiados (DRC) / Acción contra Minas (ACM) es una de las principales ONG humanitarias del mundo, que trabaja en más de 40 países para proporcionar asistencia adecuada con un enfoque basado en derechos para los refugiados, solicitantes de asilo, los desplazados internos, repatriados y migrantes. Basado en las conclusiones de varias evaluaciones de necesidades de emergencia, a partir de 2018 DRC inició una respuesta de emergencia en las zonas costeras del Caribe de Colombia como Riohacha y Barranquilla y en las ciudades de Bogotá y Medellín, actualmente incorpora actividades en el municipio de Barbacoas y Norte de Santander. La respuesta humanitaria integrada de DRC se basa principalmente en las actividades de protección, con componentes de intervenciones en albergue, WASH, efectivo multipropósito incondicional, NFIs, y medios de vida, de igual forma adelanta actividades de desminado humanitario en el Caquetá y Bolivar.

Acerca del trabajo

DRC / ACM ha estado presente en Colombia desde 2011, enfocado en el desarrollo de capacidades, la creación de programas de desminado humanitario y el apoyo a las poblaciones afectadas por conflictos en el sur del país.

Trabajamos para permitir que las comunidades que salen de un conflicto vuelvan a tener acceso a sus hogares y respaldar los esfuerzos de los gobiernos, las organizaciones de socorro y desarrollo para permitir la recuperación y la transición comunitaria al desarrollo social y económico.

DRC está buscando actualmente un personal altamente calificado para un puesto de Gerente de Servicios de Soporte de San José de Fragua – Caquetá.

Objetivo del cargo: Proporcionar liderazgo coordinado y estratégico para todas las funciones de apoyo en el área y asegurar el buen funcionamiento de todas las funciones de apoyo para satisfacer las necesidades del programa de conformidad con el Manual de operaciones del Consejo Danés para Refugiados.

Responsabilidades:

Planificación y estrategia:

• Asegurar que se realice la planificación anual de los servicios de apoyo y que se cumplan los objetivos regulares y que estos estén vinculados a la unidad de coordinación para lograr una coherencia en todo el país
• Asegurar que la planificación del proyecto incluya los requisitos de servicio de soporte relevantes (como plazos de entrega y presupuestos adecuados)
• Asegurarse de que la movilización de recursos sea realista y satisfaga las necesidades de las funciones de apoyo, utilizando el presupuesto de operaciones para realizar aportaciones a las propuestas de los donantes.
• Asegurarse de que los servicios de apoyo sean adecuados para satisfacer las necesidades del programa.
• Ser el punto focal para la autoverificación de cumplimiento, el registro de riesgos, la auditoría interna y el contrato de resultados.

Soporte de RRHH:

• Asegurar que los informes mensuales sean producidos y enviados y que los objetivos sean cumplidos por cada departamento, siendo un vínculo con la unidad de coordinación de RRHH.
• Asegurar que las tareas trimestrales se completen a tiempo (como la inducción del personal, la capacitación del Código de conducta y la planificación de licencias)
• Asegurarse de que las tareas anuales de recursos humanos se completen según el Manual de operaciones (por ejemplo, revisiones de desempeño y desarrollo)
• Agilizar las respuestas de RR.HH. en todos los departamentos (p. Ej., Apoyo en el desarrollo de organigramas)
• Asegurarse de que el equipo de RR.HH. cumpla con las tareas diarias, como la contratación, la renovación / modificación de contratos, el envío de hojas de horas y el seguimiento de las licencias.
• Asegurarse de que el nuevo personal que ingresa tenga equipo y dotación listos para su incorporación.

Apoyo a la administración:

• Ser el punto focal para tareas administrativas clave, como el registro para la unidad de coordinación.
• Supervisar al equipo para garantizar que se lleve a cabo el seguimiento de las tareas de rutina (suministros para casas de huéspedes, solicitudes de visa, compra de crédito telefónico, pagos de facturas de servicios públicos, contratos de alquiler y arrendamiento)
• Asegurarse de que el personal sepa cómo manejar Dynamics correctamente

Soporte logístico y de adquisiciones:

• Asegurarse de que se sigan los procedimientos de contratación y al mismo tiempo ser el punto focal de las licitaciones junto con la unidad de coordinación (incluido el cargo de presidente de la mayoría de las licitaciones importantes).
• Siga de cerca los KPI del departamento y asegúrese de que la presentación de informes mensuales sea puntual y de alta calidad
• Ser un punto focal y tomador de decisiones para las cancelaciones de movimientos de flotas de acuerdo con los consejos de LPM
• Trabajar con el LPM para garantizar que cada uno de los subdepartamentos (adquisiciones, flota, activos, almacén y TI) tenga objetivos y los esté cumpliendo, de acuerdo con los procedimientos del Manual de operaciones.

Finanzas:

• Responsable del presupuesto principal para todas las líneas de servicios de apoyo y responsable del presupuesto secundario para todas las líneas del programa
• Responsable del seguimiento presupuestario y la previsión de los presupuestos de los servicios de soporte.
• Trabajar con los altos directivos para supervisar el presupuesto de todas las subvenciones.
• Asegurarse de que se completen las tareas financieras anuales claves (como los informes anuales)
• Trabajar con finanzas para garantizar que los equipos del programa comprendan claramente los requisitos de cumplimiento.
• Asegurarse de que las tareas financieras mensuales se completen (nómina, SOS, PIT, libros de caja y previsiones de caja) y de acuerdo con los procedimientos del Manual de operaciones “

Seguridad:

• Apoyar al Área Manager en la gestión de asuntos de seguridad si se requiere.
• Asegúrese de que los procedimientos de seguridad y POE estén actualizados y aplicados por los equipos de soporte

Experiencias y competencias técnicas:

• Al menos tres (3) años de experiencia en un puesto similar.
• Experiencia mínima de dos (2) años en gestión de personal
• Conocimiento de la gestión del ciclo de proyectos
• Competencia para proporcionar orientación técnica y formación a equipos
• Experiencia de trabajo con donantes relevantes (WRA, SIDA, USAID)
• Conocimiento de la gestión de la cadena de suministro y los procesos de adquisición.
• Conocimiento del ciclo presupuestario y procesos de seguimiento.
• Conocimiento de los principios del código de conducta y los sistemas de recursos humanos para la gestión del desempeño.
• Conocimiento de las políticas clave de los donantes y los procedimientos de cumplimiento.
• Competencia avanzada en Excel
• Experiencia trabajando con un sistema ERP integrado: MS Dynamics es una ventaja
• Excelente habilidad en MS Word, Excel y PowerPoint

Educación

Requerido

• Título universitario en Áreas contables, administrativas o económicas.

Deseable

• Maestría de una universidad de primer nivel en Finanzas / Contabilidad, Administración de Empresas o Economía

Idiomas:

• Competencia profesional completa en español
• Preferible: Competencia profesional completa en inglés

Experiencias complementarias valoradas:

• Desminado humanitario

Acción humanitaria

Todas las funciones de DRC requieren que el titular domine las competencias básicas de DRC:

• Lograr la excelencia: enfocado en alcanzar resultados y al mismo tiempo garantizar procesos eficientes;
• Colaboración: involucrar a las personas relevantes y alentar retroalimentación;
• Tomar la iniciativa: ser activo y propositivo en la búsqueda de soluciones;
• Comunicar: escuchar y hablar con eficacia y honestidad;
• Demostrar integridad: actuar de acuerdo con la visión y los valores de DRC

Ofrecemos:

• La oportunidad de pertenecer a una de las mejores ONG’s a nivel mundial.
• Acceso a más de 1,000 capacitaciones y certificados en línea gratuita.
• Medicina prepagada, cubrimiento del 100% de la póliza para el empleado y precio especial para beneficiarios.
• Contrato nacional a término fijo a seis (6) meses con todas las prestaciones de ley, renovable según desempeño y disponibilidad de fondos.
• Salario iniciando desde $6.386.000, según experiencia y competencias del candidato.
• Fecha de inicio: 15 de septiembre de 2022
• Salario y condiciones de acuerdo con los términos de empleo en Colombia.